5 redenen om te upgraden naar Exchange 2010

Microsoft Exchange Server 2010 is beschikbaar. Volgens Ted Schadler van de Forrester zijn er voor information & knowledge management professionals maar ook voor ICT-afdelingen zeker vijf redenen om te upgraden naar Exchange 2010.

1. Veel goedkopere opslag. Exchange 2007 introduceerde een nieuw new storage model, waar de email server de direct-attached storage kon beheren. Exchange 2010 breidt die functionaliteit uit. Exchange 2010 resulteerde bij een bèta klant in 30% lagere opslagkosten met een gelijktijdige negen-voudige toename van de bruikbare schijfruimte.Dit voordeel komt door het gebruik van goedkope direct-attached storage in storage area netwerken.
2. Ondersteuning van veel grotere mailboxen. De meeste organisaties staan een mailboxgrootte toe van 100-250 MB. Opslagkosten, te kleine nachtelijke back-up periode en een moeilijke eDiscovery maken een grotere mailbox-omvang lastig. Exchange 2010 heeft een veel snellere  I/O (Microsoft spreekt van 15 keer sneller dan Exchange 2003) en een verbeterd storage management. Dat maakt een mailboxomvang van 1-2 GB haalbaar.
3. Cloud of on-premises: de klant beslist. Exchange 2010 is van nature multi-tenant, zodat de toepassing ook in een cloud valt te draaien. Met één enkele beheer console kunnen organisaties bepaalde mail boxen on-premises draaien en anderen juist in de cloud. Met de toenemende concurrentie voor cloud-gebaseerde email, komt de prijs van een  Exchange 2010 mailbox in de cloud in de buurt van de $5.
4. High-availability & archiving functies. Microsoft heeft in Exchange 2010 een aantal functies opgenomen die tot heden de inzet van producten van derden vereiste. Site-level replicatie en basic archiving zullen voor een aantal klanten de inzet van add-on producten overbodig maken.
5. Ondersteuning voor drie verschillende browsers. Niet iedereen gebruikt Outlook en zelfs Outlook gebruikers gebruiken af te toe een browser om hun mailbox te benaderen. Met Exchange 2010 maakt Microsoft haar belofte waar om  rijke Internet applicaties in meerdere browsers te ondersteunen. Net als voor de Office 2010 Web applicaties ondersteunt Exchange 2010 Internet Explorer, Firefox en Safari.

Zover de voordelen volgens Ted Schadler. Maar ieder voordeel heeft ook een potentieel nadeel dan wel roept vragen op die een antwoord behoeven voordat een keuze wordt gemaakt:

• De mogelijkheid voor grotere lokale mailboxen maakt het voor een organisatie mogelijk om de besluitvorming over email archiving, eDiscovery en de inpassing van email in een Enterprise Content Management strategie nog even voor zich uit te schuiven.
• Wie is de eigenaar van mailboxen in de cloud? En hoe is de toegang voor derden – inclusief veiligheidsdiensten – geregeld als de aanbieder van de dienst zich in het buitenland bevindt of in zijn land van herkomst moet meewerken aan onderzoeken?
• De cloud zorgt vaak voor een hoge beschikbaarheid. Maar hoe worden door de eigen back-ups gemaakt van mailboxen in de cloud? Bijvoorbeeld als men een mailbox uit de cloud wil halen of een contract wil beëindigen?

SharePoint 2010 komt er aan

 

Zo langzamerhand wordt de wereld voorbereid op de komst van SharePoint 2010 en Office 2010. Wie geïnteresseerd is in meer informatie over deze producten kan de volgende sites en blogs raadplegen.

Officiële Microsoft SharePoint Server 2010 (beta) sites

• SharePoint 2010 Feature Overview from SharePoint Team Blog
• SharePoint 2010 Overview and Demos
• MSDN Library – SharePoint 2010
• SharePoint 2010 Developer Center
• SharePoint 2010 MSDN Forums

SharePoint Server 2010 Blogs

• SharePoint Team Blog
• SharePoint Enterprise Social Computing Blog
• Business Connectivity Services (BCS – formerly BDC) Team Blog
• SharePoint BI Blog
• SharePoint Enterprise Search Blog
• SharePoint Content Management (ECM) Team Blog
• Records Management Team Blog
• Office Web Applications
• PerformancePoint Services
• Unified Communications Blog

Office 2010 Client App Blogs

• Office 2010 Blog
• Outlook Team Blog
• Word Team Blog
• Excel Team Blog
• PowerPoint Team Blog
• SharePoint Designer Team Blog
• SharePoint Workspace Team Blog
• InfoPath Team Blog
• Access Team Blog
• Project Team Blog
• Visio Team Blog

Veel leesplezier.

51 weetjes over ECM, ERM en E2.0

Met regelmaat komen er “weetjes” in mijn mailbox voorbij. Vaak met open deuren. Minder vaak met zinnige informatie. Wie aanhanger is van Ben Tiggelaar’s “MBA in één dag” kan dit a-hà Erlebnis nog eens voor ECM herhalen met het onderstaande lijstje. En wie daar niet voldoende aan heeft kan doorgraven via de links naar de documenten waaruit de weetjes afkomstig zijn.

Met dank aan de AIIM. En een lidmaatschap daarvan kan ik iedere ECM-geïnteresseerde aanraden. Net als de AIIM trainingen trouwens!

The following "fast facts" are drawn from the AIIM Industry Watch research reports.  Download the original reports — all are free — all you need to do is register.

1. The volume of paper records is still increasing steadily in 56% of organizations, but in 22% it is at last showing signs of decreasing. Meanwhile the volume of electronic records is “increasing rapidly” for 70%, and unsurprisingly, is not decreasing for any.

2. Half of organizations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping

3. But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records.

4. Electronic records are more than twice as likely to be described as “Unmanaged” than paper records.

5. 71% of organizations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.

6. For 25% of organizations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.

7. There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records.

8. 13% of organizations are using dedicated e-discovery tools and a further 22% are planning to do so. 42% are utilizing their ECM/ERM suites for e-discovery and 12% are using Enterprise Search.

9. Of those organizations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.

10. 38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records.

11. 31% of organizations have 20 or more content repositories that could usefully be linked, with email as the highest priority content.

12. 35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.

13. Half of organizations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud.

14. Two thirds of organizations store a significant proportion of their records in native formats such as Word and Excel, although a third plan to converge to PDF-A over the next 3 years.

15. Over 70% of organizations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.

16. Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.

17. On average, our respondents spend more than an hour and a half per day processing their emails, with one in five spending three or more hours of their day.

18. Over half have hand-held access by phones, Blackberries and PDAs. Two-thirds process work-related emails out of office hours with 28% confessing to doing so “after work, on weekends and during vacations”.

19. “Sheer overload” is reported as the biggest problem with email as a business tool, followed closely by “Finding and recovering past emails” and “Keeping track of actions”.

20. Email archiving, legal discovery, findability and storage volumes are the biggest current concerns within organizations, with security and spam now considered less of a concern by our respondents.

21. Over half of respondents are “not confident” or only “slightly confident” that emails related to documenting commitments and obligations made by staff are recorded, complete, and retrievable.

22. Only 10% of organizations have completed an enterprise-wide email management initiative, with 20% currently rolling out a project. Even in larger organizations, 17% have no plans to, although the remaining 29% are planning to start sometime in the next 2 years.

23. Some 45% of organizations (including the largest ones) do not have a policy on Outlook “Archive settings” so most users will likely create .pst archive files on local drives.

24. Only 19% of those surveyed capture important emails to a dedicated email management system or to a general purpose ECM system. 18% print emails and file as paper, and a worrying 45% file in nonshared personal Outlook folders.

25. A third of organizations have no policy to deal with legal discovery, 40% would likely have to search back-up tapes, and 23% feel they would have gaps from deleted emails. Only 16% have retention policies that would justify deleted emails.

26. Overall, respondents plan to spend more on Email Management software in 2009 than 2008.

27. Compared to recent years, cost saving has taken a clear lead over compliance as the main business driver for investments in document and records management.

28. Email is still out of control, with 55% of organizations having little or no confidence that important emails are recorded, complete and retrievable.

29. 28% of organizations would take more than a month to produce documents for a legal discovery process.

30. There is still a wide disparity in how organizations view SharePoint relative to their overall content management needs and strategies. In 29% of organizations, SharePoint is working in competition with, or in parallel with existing ECM, Document Management (DM) or Records Management (RM) suites, compared to 16% where it is integrated with existing suites and 12% where it is considered to be the only ECM suite. The remainder use SharePoint to “fill in some functions”.

31. Records managers are often being left out of the equation. In 36% of large organizations, IT is managing the SharePoint roll out with no input from the Records Management Department. A further 14% admit that no one is in charge and it’s completely out-of-control.

32. The single ECM system concept is still alive in 35% of organizations, whereas 33% plan to use a single sign-on portal to link together multiple repositories – SharePoint being the most popular tool for doing so – with 9% stating they will use Enterprise Search to solve this problem.

33. Licence sales in the main areas of DM and RM are set to hold steady in 2009, with falls likely in scanner hardware, non-vendor consulting services and, surprisingly, outsourcing and bureau services.

34. As regards management of content types, SMS/text messages, blogs and wikis are largely off the corporate radar in 75% of organizations. Their lack of inclusion in the corporate archive is a major risk.

35. Corporate understanding of what Enterprise 2.0 is and how it could help the business has doubled in the last year with only 17% still having no idea what it is.

36. Over half of organizations consider Enterprise 2.0 to be “important” or “very important” to their business goals and success. Only 25% are actually doing anything about it, but this is up from 13% in 2008. Knowledge-sharing, collaboration and responsiveness are considered the biggest drivers. Lack of understanding, corporate culture and cost are the biggest impediments.

37. IT departments are by far the strongest users, with 68% using Enterprise 2.0. In contrast, only 6% of organizations are using it throughout the business.

38. 21% of organizations use Enterprise 2.0 for viral marketing.

39. 27% of people aged 18-30 consider Twitter is an important rapid-feedback tool for business. Only 7% of those over 45 agree.

40. 35% of our sample are using or accessing Twitter for their personal life, with 19% using it for business. 18-30’s are twice as likely to use it as over 45’s. 21% of the younger group use it during work hours.

41. Consumer-to-contributor ratio in personal use is 2 to 1, but in business use it is 50:50. Follower to followed ratio is 2 to 1.

42. 68% think that professional networking on the web is vital to career progression.

43. LinkedIn is twice as popular as Facebook for business networking, with over 50% having an account.

44. 71% agree that it’s easier to locate “knowledge” on the Web than it is to find it on internal systems.

45. 47% of 18-30s and 31% of over 45’s expect to use the same type of networking tools with business colleagues as with friends and family.

46. 40% feel it is important to have Enterprise 2.0 facilities within their ECM suite, with SharePoint TeamSites as the most likely collaboration platform.

47. Only 29% of organizations are extending their collaboration tools and project sites beyond the firewall.

48. As regards governance of usage and content, only 30% of companies have policies on blogs, forums and social networks, compared to 88% who have policies for email.

49. Whereas almost all companies would not dream of sending out un-approved press releases or web pages, less than 1 in 5 have any sign-off procedures for blogs, forums and even the company’s Wikipedia entry.

50. Despite one-in-ten organizations having had legal, staff or customer issues with blogs and social networks, only 1 in 3 have a blanket regulation absolving themselves from personal posts by staff.

51. Planned spending on Enterprise 2.0 projects in the next 12 months is up in all product areas.

The above "fast facts" are drawn from the AIIM Industry Watch research reports.  Download the original reports — all are free — all you need to do is register.

Rijk betaalt kwart facturen te laat

Een klein artikeltje was het, maar één met potentieel grote gevolgen.

Woensdag 16 september 2009 stond het in het NRC Handelsblad: “De rijksoverheid betaalt 75 procent van de facturen op tijd”. Dat was ook de strekking van een onderzoeksrapport dat de Minister van Binnenlandse Zaken naar de Tweede Kamer stuurde. 

En “op tijd” is binnen de door premier Balkenende aangegeven 30 dagen in plaats van de eerder gehanteerde 45 dagen. Overigens zijn langere betaaltermijnen dan 30 dagen in het onderzoek ook als tijdig gerekend, als die waren overeengekomen met de leverancier of als de oorzaak voor de latere betaling bij de leverancier lag.

Kortom 25 procent van de facturen wordt – nog steeds – niet op tijd betaald. En de gemiddelde betaaltermijn bedraagt momenteel 49 dagen. Reden voor de Tweede Kamer om de barricaden op te zoeken met de roep dat het onaanvaardbaar is en de overheid maar eens boetes moet gaan betalen aan het bedrijfsleven.

En dat is terecht. De leverancier heeft naar tevredenheid van de klant een prestatie geleverd en mag dan ook verwachten dat de klant zijn deel van de overeenkomst nakomt.

Tijd voor boetes en een extra administratie last?

Overheidsinstellingen die facturen van het bedrijfsleven te laat betalen, zouden voortaan een boete van 5 procent moeten betalen. Aldus Ton Elias, Tweede-Kamerlid voor de VVD. De opslag zou vanaf de eerste dag dat de overheid in gebreke blijft, moeten kunnen worden gevorderd, vindt de liberaal. ‘Dan stopt die pure laksheid bij de overheid, ze werken dat parafencircus maar eens wat rapper af! Ook moeten ambtenaren die herhaaldelijk facturen te lang laten liggen, worden aangepakt tot en met eventueel ontslag. Juist nu is iedere euro op de rekening van de ondernemer er één – en dit is het simpelste dat kan helpen.’  

Maar wanneer is er sprake van een te laat betaalde factuur? En ligt de oorzaak dan bij de leverancier of de overheid? Geen gemakkelijk te beantwoorden vragen. De twee partijen zullen nog al eens van mening verschillen. En als een boete terecht is, op welke kostenplaats ga je deze dan boeken bij de betaler en de ontvanger? Bij de financiële administratie of bij de afdeling die heeft besteld dan wel geleverd?  Het bijhouden van deze administratie zal een forse administratieve last met zich meebrengen. En dat is toch ook iets waar niemand op zit te wachten?!

Aanvullende maatregelen – lange en korte-termijn aanpak

Volgens Ter Horst zijn aanvullende maatregelen nodig om te bereiken dat facturen binnen 30 dagen worden betaald. De ministeries zullen hun werkwijze aanpassen, bijvoorbeeld door het wijzigen van hun geautomatiseerde systemen.

De overheid wil rekeningen van bedrijven elektronisch gaan verwerken, zodat ondernemers sneller hun geld hebben. Het Rijk en het bedrijfsleven hebben daarover onlangs afspraken gemaakt. In 2010 moet minimaal 10 procent van de rekeningen die de overheid krijgt, elektronisch worden verwerkt. In 2014 moet het om 80 procent gaan.

Het organiseren en realiseren van deze e-Facturatie vergt echter de nodige voorbereidingen bij zowel de leveranciers, de klanten als de leveranciers van de verwerkende (financiële) systemen. Ook de acceptatie zal de nodige tijd vergen.

Om te voorkomen dat de overheid in de tussentijd wordt geconfronteerd met boetes en extra administratieve laten, is het verstandig dat zij – naast het eFacturatie spoor – ook zwaarder inzet op een korte termijnstrategie, met het geautomatiseerd verwerken van papieren facturen.

De daarvoor benodigde technologie – scannen, herkennen, gegevens extractie, workflow, document archivering – is volwassen en ruim voorhanden. Bovendien kan deze technologie ook voor andere bedrijfsprocessen worden ingezet.

Onderzoeken hebben bovendien aangetoond dat er op korte termijn veel geld valt te verdienen met de eerste stappen van geautomatiseerde factuurverwerking. Realisatie is eenvoudiger en directe besparingen van € 8 tot € 13 per factuur zijn realistisch, evenals het terugbrengen van de gemiddelde betaaltermijn tot 20 dagen. En die besparing wordt grotendeels behaald door het elimineren van tijdrovende en vaak overbodige werkzaamheden, zoals het dubbel invoeren van gegevens en het handmatig bewaken van de voortgang.

De investering die nodig is om de korte termijnstrategie invulling te geven kan zo worden gefinancierd door de besparing op de boetes voor te laat betalen!

Over een jaar weten we meer

Volgens minister Ter Horst wordt het onderzoek naar het betaalgedrag van de departementen over een jaar herhaald en wordt bezien of de maatregelen tot verbetering hebben geleid.

Laat de politiek niet gaan wachten op de uitkomsten van de lange termijn strategie, maar ook sterk inzetten op de korte termijn aanpak.

Tien valkuilen voor uw business case

Een interessant artikel deze week in de IT-Executive. Nuttig voor iedereen die zich vanuit de business bezig houdt met onder andere een Digitale Postkamer, een Digitaal Archief of een toepassing voor Geautomatiseerde Factuurverwerking.

De business case is sinds jaar en dag een belangrijk instrument om it-kosten beheersbaar te maken. Toch worden nog veel projecten te laat en boven budget opgeleverd, als het überhaupt al tot een resultaat komt. Tien tips om het anders aan te pakken.

Hoe kan het dat er zoveel mis gaat tussen opdrachtgever en dienstverlener? En waarom leren we er zo weinig van en blijft het probleem voortsudderen?
Dat laatste snappen Eric van der Wolk en Joost van Bilsen overigens nog altijd niet zo goed. Zeven jaar geleden startten zij het bedrijf Business Case Entrepreneurs, kortweg BCE.

De aanleiding: hun beider fascinatie voor het feit dat zoveel it-projecten uitlopen in tijd en geld. Je zou denken dat bedrijven leren van gemaakte fouten. Er is immers de nodige ervaring met it-projecten.
Niets lijkt echter minder waar. Daarom nogmaals tien valkuilen bij het opstellen en uitvoeren van een business case. En uiteraard tien adviezen hoe deze het beste zijn te omzeilen.

1. De business case wordt enkel en alleen gezien als een berekening van kosten en baten.
2. De business case wordt uitsluitend gebruikt voor besluitvorming.
3. Er is niemand persoonlijk verantwoordelijk voor het realiseren van het resultaat.
4. Het is niet duidelijk hoe de baten te verzilveren zijn.
5. De business case vertelt niets over de context.
6. Er klinkt te weinig ambitie in de business case door.
7. Er is een heilig geloof in de hockeystickprognose.
8. De leverancier wordt betaald voor afleveren it-systeem niet voor het behaalde resultaat.
9. Een project wordt enkel vanuit formele projectmanagement-methoden geleid.
10. Details leiden de aandacht af.

Het volledige artikel geschreven door Peter Olsthoorn is te lezen op IT-Executive.

Wie op zoek is naar een gestructureerde aanpak voor een Business Case kan ook eens kijken op www.businesscase.com.

Kodak zet de turbo op de i1200 en i1300 scanners

Kodak introduceert nieuwe versies van de Kodak i1200 en i1300 scanner series. De i1200 Plus en de i1300 Plus modellen zijn 50% sneller dan hun voorgangers. De snelheid komt daarmee op 45 ppm. De i1300 Plus kan ook sneller in kleur scannen, 40 ppm bij een resolutie van 200 dpi.

Gratis firmware upgrade

Daarnaast komt Kodak met een GRATIS firmware download voor van de i1200 en i1300 modellen. Gebruikers van deze scanners kunnen daarmee hun scanner upgraden tot een “Plus” model. Kodak is daarmee de eerste leverancier die snelheid-upgrades gratis ter beschikking stelt aan alle gebruikers van een bestaand scanner platform!

 

Smart Touch en 3 jaar garantie

De KODAK i1200 Plus en i1300 Plus scanners zijn uitgerust met Smart Touch, een functie om snel en gemakkelijk documenten naar een verscheidenheid aan bestemmingen te sturen zoals e-mail, bestand , netwerkmap, fax en printer en door derden ontwikkelde toepassingen, zoals MICROSOFT SharePoint. Met één druk op de knop automatiseert u het scanproces,  en het delen en opslaan van digitale documenten binnen populair document management toepassingen.

Alle scanners worden geleverd inclusief een 3 jaars Advance Unit Replacement garantie met scanner hotline support beschikbaar in meerdere talen.

En het beste is …

1. De prijs van de scanners blijft ongewijzigd!
2. De firmware update is gratis!

Meer weten: kijk op www.scanners4u.nl

Microsoft’s SharePoint Thrives in the Recession – Bits Blog – NYTimes.com

Love SharePoint? Hate SharePoint? Whichever it is, when the New York Times does a feature story, probably worth taking a look at it.

Thoughts? Comments?

It can’t do everything. Executives at Microsoft will readily admit that the bits and pieces of SharePoint lack the more sophisticated features found in products from specialist software makers.

“We don’t claim we do everything,” said Chris Capossela, a senior vice president at Microsoft. “If we do 50 percent of the functions that these other companies do, but they’re the ones customers really want, that’s fine. The magic is that end users actually like to use the software.”

This strategy seems to have worked even during the recession.

While Microsoft’s Windows sales fell for the first time in history this year, its SharePoint sales have gone up. Microsoft declines to break out the exact sales figures for the software but said that SharePoint broke the $1 billion revenue mark last year and continued to rise past that total this year, making it the hottest selling server-side product ever for the company.

Het gehele blogartikel lezen? Klik verder naar bits.blogs.nytimes.com

Canon introduceert de DR-6010C documentscanner

Productiviteit als het erop aankomt

De DR-6010C is de snelste afdelingsscanner van Canon tot nu toe, met een scansnelheid van 60 ppm in kleur met een resolutie van 200 en 300 dpi. Dankzij de automatische invoer met een grote capaciteit van 100 vel kunnen grote batches worden verwerkt voor meer scans in minder tijd.

De adviesprijs bedraagt  € 3.750 excl. BTW.

Bij scanners4u bedraagt de introductieprijs deze maand € 2.795,- excl. BTW.

Kenmerken

De Canon DR-6010C heeft de volgende eigenschappen:

• Supersnel scannen in kleur – 60 ppm bij 200 en 300 dpi
• Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject
• Grote papierinvoer van 100 vel
• Energiezuinig
• Geavanceerde beeldverwerking
• Robuust – bedrijfscyclus van 7500 scans per dag
• CapturePerfect meegeleverd

Flexibele en betrouwbare invoer

Naast het gebruiksvriendelijke ontwerp met de invoer aan de voorzijde heeft de DR-6010C een instelbaar recht papiertraject, dat kan worden gebruikt voor het probleemloos scannen van dikke kaarten en plastic kaarten van maximaal 546 g/m2 of kwetsbare documenten.

Energiezuinig

De DR-6010C bespaart niet alleen tijd maar ook energie. Deze scanner is een van de energiezuinigste apparaten in zijn klasse en kan automatisch worden in- en uitgeschakeld, gelijktijdig met de PC waarop hij is aangesloten.

Optimale kwaliteit

Een scala aan krachtige functies als Automatische kleurdetectie, Tekstrichtingdetectie, Automatische formaatdetectie en Scheefstand-correctie zorgt voor superieure kwaliteit en optimale efficiëntie.

De DR-6010C is daarmee zeer geschikt voor specifieke taken waarbij de scankwaliteit voorop staat, zoals het geautomatiseerd verwerken van facturen via OCR met behulp van bijvoorbeeld IRIS PowerScan.

Klein maar gemaakt voor het zware werk

De DR-6010C past met zijn kleine formaat op elk bureau, maar weet snel en betrouwbaar raad met de behoeften van een druk kantoor dankzij een bedrijfscyclus van 7.500 scans per dag. De DR-6010C is daarmee geschikt om te worden ingezet als de standaard scanner in de digitale postkamer van middelgrote organisaties. Uit de ervaring van scanners4u kan worden gemeld dat het invoermechanisme heeft zich bewezen in moeilijke situaties, zoals bij het scannen van grote aantallen declaratie-bonnetjes.

Gebruiksvriendelijk

De DR-6010C kan worden gebruikt voor uiteenlopende zakelijke scantoepassingen. De knoppen voor ’scannen naar’ verhogen de productiviteit door batches snel te scannen en naar vooraf bepaalde bestemmingen of workflowtoepassingen te verzenden. De DR-6010C wordt geleverd met CapturePerfect-software van Canon. Ook is er een CapturePerfect Software Developers Kit (SDK) beschikbaar voor eenvoudige, aangepaste integraties.

ZOMER ACTIE: Panasonic KV-S2028C scanner – nu van € 1.365,- voor € 599,-*

De Panasonic KV-S2028C is een dubbelzijdige, A4 kleurenscanner met een capaciteit van 3.000 documenten per dag en een scansnelheid tot 22 pagina`s per minuut.

De scanner beschikt over een USB 2.0 aansluiting en biedt de mogelijkheid om documenten met een resolutie van 600 DPI in te scannen.

Inclusief ultrasone double-feed detectie en geavanceerde scansoftware met onder andere automatische kleurherkenning, verwijderen van blanco pagina’s, auto-crop en auto-deskew.

Adviesprijs: € 1.365,-. Nu voor € 625,- * en u krijgt er gratis een digitale camera bij.
Meer weten of bestellen? Ga naar scanners4u!

Nu met GRATIS Panasonic DMC-FS62 camera**

De Panasonic Lumix DMC-FS62 (winkelwaarde € 155,-) biedt een groot gebruiksgemak en hoge prestaties. Deze mooie, lichte camera is uitgerust met een 10 megapixel CCD-sensor waarmee hij foto’s maakt tot 3648 x 2736 pixels. Dankzij de 4x optische zoom van Lumix kunt u zelfs de kleinste details vastleggen voor zeer realistische resultaten. De Lumix DMC-FS62 is uitgerust met een optische stabilisator, een intelligente scèneselector en een gezichtsdetectiefunctie zodat uw foto’s altijd zullen slagen. Het 2,5 inch (6,35 cm) grote LCD-scherm detecteert de hoeveelheid omgevingslicht waardoor hij optimaal zichtbaar is.
De Lumix DMC-FS62 kan iedere situatie aan!

* = Zo lang de voorraad strekt. Prijs excl. BTW administratiekosten.
** = De actie loopt tot 28 augustus 2009.

Groei e-facturatie neemt fors toe

Overheid drukt omstreden stempel op promotie

Arme verkoper van de eerste fax. Hoe slijt je zo’n ding als nog niemand er een heeft? Datzelfde geldt voor de digitale factuur. Je kan er wel een sturen maar wat als je klant voorkeur geeft aan een papieren exemplaar.

Of je staat wel open voor het ontvangen van een elektronische rekening maar je leverancier stuurt ze niet. Op het tweede Factuurcongres dat kortgeleden in het Evoluon in Eindhoven gehouden werd, werd in elk geval duidelijk dat de verkoper van elektronisch facturen(software) er niet alleen voor staat. Er is aanbod en er is ook vraag gezien het druk bezochte congres.

E-factureren groeit, blijkt uit gegevens van Factuurwijzer.nl. Tussen 2000 en 2007 nam het aantal e-facturen toe met 12 tot 15 procent. Het afgelopen jaar alleen al was er een groei te zien van 10 procent. Friso de long, directeur van Factuurwijzer.nl die het congres organiseerde, en voorzitter van Platform Elektronisch Factureren (Platform Elfa), verwacht dat in 2017 80 procent van facturen elektronisch wordt verstuurd.

De overheid zette daarin ook een kleine maar belangrijke stap. Op 7 april tekenden drie staatssecretarissen met het bedrijfsleven een convenant waarin staat dat de overheid volgend jaar een miljoen van alle binnenkomende facturen elektronisch wil ontvangen en verwerken (10 procent). Toch is dal slechts een beperkt aantal van alle facturen (papieren en elektronisch) die in Nederland verstuurd worden. Bedrijven onderling sturen zo’n 75 miljoen exemplaren, en naar consumenten naar schatting een vijfvoud daarvan. Bij een overstap naar e-facturatie kunnen volgens optimistische schattingen bedrijven in de zakelijke sector gezamenlijk zeshonderd miljoen euro besparen en op de consumentenmarkt drie miljard.

De overheid is op de facturatiemarkt dus een relatief kleine speler, toch is ze wel de grootste ontvanger en verzender van facturen. In die zin is het besluit om e-facturatie te promoten een verkapt economisch stimuleringspakket, zegt Friso De Jong. De overheid zet recent nadrukkelijk haar stempel op e-factureren, zegt hij. ‘Bedrijven zijn al tien, vijftien jaar bezig met dit onderwerp. De overheid verspreidt de nieuwe boodschap nog maar een jaar, en noemt iets te uitdrukkelijk maar een formaat; UBL2.0.’

De overheid wil met de voorkeur voor een formaat duidelijkheid scheppen. ‘Maar het is de grootst mogelijke leugen te claimen dat we in de toekomst via een enkel standaardformaat dit soort berichten gaan uitwisselen," zegt De Jong. "Er zal nooit één systeem of formaat zijn. Windows beheerst dan wel de markt, maar er zijn altijd systemen naast. Dat geldt ook voor e-factureren.’

Omdat de overheid geen waarborgen eist in e-facturen, levert dat in de nabije toekomst problemen op, verwacht De Jong. Een factuur kent twee juridische niveaus: het fiscale niveau (BTW) en het handelsrechtelijk niveau (overeenkomst). Nu een factuur niet meer gewaarborgd hoeft te zijn, – zo mag een digitale handtekening ontbreken – is het de vraag of het wel geldt als bewijs bij de incassorechter. Want de factuur kan van iedereen afkomstig zijn. ‘Stel dat een leverancier een fiets levert en de klant betaalt niet. De klant kan zeggen dat hij de factuur niet heeft gekregen of dat hij niet van jou afkomstig is. Een factuur speelt dus een rol in de handelsrechtelijke bewijslast, zegt De Jong die in de advocatuur werkzaam is geweest.

Het gebrek aan waarborgen schaadt ook het imago en de reputatie van het bedrijf. De Jong adviseert dan ook facturen te borgen. ‘Het zou bedrijven niet misstaan, het geeft net een beetje meer overtuiging en dat is goed voor het imago.’ De recente fiscale basis die de overheid voor elektronisch factureren heeft gelegd, is op zich goed, maar de uitwerking mag meer doorwrocht, stelt de voorzitter van Platform Elfa. ‘Ik vind dat de lange-termijnconsequenties nog beter moeten worden onderzocht.’

Op de informatiemarkt tijdens het Factuurcongres werd duidelijk dat een deel van de aanbieders zich ook richt op kleine zelfstandigen. Zo kan je bij factuursturen.nl (op het congres winnaar van een Gouden Factuur) voor veertig cent een digitale rekening de deur uit laten doen, met een maximum van 10 euro per maand.

Bron: Computable 16/07/2009 – Anneke Houtman