Rijk betaalt kwart facturen te laat

Een klein artikeltje was het, maar één met potentieel grote gevolgen.

Woensdag 16 september 2009 stond het in het NRC Handelsblad: “De rijksoverheid betaalt 75 procent van de facturen op tijd”. Dat was ook de strekking van een onderzoeksrapport dat de Minister van Binnenlandse Zaken naar de Tweede Kamer stuurde. 

En “op tijd” is binnen de door premier Balkenende aangegeven 30 dagen in plaats van de eerder gehanteerde 45 dagen. Overigens zijn langere betaaltermijnen dan 30 dagen in het onderzoek ook als tijdig gerekend, als die waren overeengekomen met de leverancier of als de oorzaak voor de latere betaling bij de leverancier lag.

Kortom 25 procent van de facturen wordt – nog steeds – niet op tijd betaald. En de gemiddelde betaaltermijn bedraagt momenteel 49 dagen. Reden voor de Tweede Kamer om de barricaden op te zoeken met de roep dat het onaanvaardbaar is en de overheid maar eens boetes moet gaan betalen aan het bedrijfsleven.

En dat is terecht. De leverancier heeft naar tevredenheid van de klant een prestatie geleverd en mag dan ook verwachten dat de klant zijn deel van de overeenkomst nakomt.

Tijd voor boetes en een extra administratie last?

Overheidsinstellingen die facturen van het bedrijfsleven te laat betalen, zouden voortaan een boete van 5 procent moeten betalen. Aldus Ton Elias, Tweede-Kamerlid voor de VVD. De opslag zou vanaf de eerste dag dat de overheid in gebreke blijft, moeten kunnen worden gevorderd, vindt de liberaal. ‘Dan stopt die pure laksheid bij de overheid, ze werken dat parafencircus maar eens wat rapper af! Ook moeten ambtenaren die herhaaldelijk facturen te lang laten liggen, worden aangepakt tot en met eventueel ontslag. Juist nu is iedere euro op de rekening van de ondernemer er één – en dit is het simpelste dat kan helpen.’  

Maar wanneer is er sprake van een te laat betaalde factuur? En ligt de oorzaak dan bij de leverancier of de overheid? Geen gemakkelijk te beantwoorden vragen. De twee partijen zullen nog al eens van mening verschillen. En als een boete terecht is, op welke kostenplaats ga je deze dan boeken bij de betaler en de ontvanger? Bij de financiële administratie of bij de afdeling die heeft besteld dan wel geleverd?  Het bijhouden van deze administratie zal een forse administratieve last met zich meebrengen. En dat is toch ook iets waar niemand op zit te wachten?!

Aanvullende maatregelen – lange en korte-termijn aanpak

Volgens Ter Horst zijn aanvullende maatregelen nodig om te bereiken dat facturen binnen 30 dagen worden betaald. De ministeries zullen hun werkwijze aanpassen, bijvoorbeeld door het wijzigen van hun geautomatiseerde systemen.

De overheid wil rekeningen van bedrijven elektronisch gaan verwerken, zodat ondernemers sneller hun geld hebben. Het Rijk en het bedrijfsleven hebben daarover onlangs afspraken gemaakt. In 2010 moet minimaal 10 procent van de rekeningen die de overheid krijgt, elektronisch worden verwerkt. In 2014 moet het om 80 procent gaan.

Het organiseren en realiseren van deze e-Facturatie vergt echter de nodige voorbereidingen bij zowel de leveranciers, de klanten als de leveranciers van de verwerkende (financiële) systemen. Ook de acceptatie zal de nodige tijd vergen.

Om te voorkomen dat de overheid in de tussentijd wordt geconfronteerd met boetes en extra administratieve laten, is het verstandig dat zij – naast het eFacturatie spoor – ook zwaarder inzet op een korte termijnstrategie, met het geautomatiseerd verwerken van papieren facturen.

De daarvoor benodigde technologie – scannen, herkennen, gegevens extractie, workflow, document archivering – is volwassen en ruim voorhanden. Bovendien kan deze technologie ook voor andere bedrijfsprocessen worden ingezet.

Onderzoeken hebben bovendien aangetoond dat er op korte termijn veel geld valt te verdienen met de eerste stappen van geautomatiseerde factuurverwerking. Realisatie is eenvoudiger en directe besparingen van € 8 tot € 13 per factuur zijn realistisch, evenals het terugbrengen van de gemiddelde betaaltermijn tot 20 dagen. En die besparing wordt grotendeels behaald door het elimineren van tijdrovende en vaak overbodige werkzaamheden, zoals het dubbel invoeren van gegevens en het handmatig bewaken van de voortgang.

De investering die nodig is om de korte termijnstrategie invulling te geven kan zo worden gefinancierd door de besparing op de boetes voor te laat betalen!

Over een jaar weten we meer

Volgens minister Ter Horst wordt het onderzoek naar het betaalgedrag van de departementen over een jaar herhaald en wordt bezien of de maatregelen tot verbetering hebben geleid.

Laat de politiek niet gaan wachten op de uitkomsten van de lange termijn strategie, maar ook sterk inzetten op de korte termijn aanpak.

Canon introduceert de DR-6010C documentscanner

Productiviteit als het erop aankomt

De DR-6010C is de snelste afdelingsscanner van Canon tot nu toe, met een scansnelheid van 60 ppm in kleur met een resolutie van 200 en 300 dpi. Dankzij de automatische invoer met een grote capaciteit van 100 vel kunnen grote batches worden verwerkt voor meer scans in minder tijd.

De adviesprijs bedraagt  € 3.750 excl. BTW.

Bij scanners4u bedraagt de introductieprijs deze maand € 2.795,- excl. BTW.

Kenmerken

De Canon DR-6010C heeft de volgende eigenschappen:

• Supersnel scannen in kleur – 60 ppm bij 200 en 300 dpi
• Invoer aan de voorzijde en optie voor recht papiertraject
• Grote papierinvoer van 100 vel
• Energiezuinig
• Geavanceerde beeldverwerking
• Robuust – bedrijfscyclus van 7500 scans per dag
• CapturePerfect meegeleverd

Flexibele en betrouwbare invoer

Naast het gebruiksvriendelijke ontwerp met de invoer aan de voorzijde heeft de DR-6010C een instelbaar recht papiertraject, dat kan worden gebruikt voor het probleemloos scannen van dikke kaarten en plastic kaarten van maximaal 546 g/m2 of kwetsbare documenten.

Energiezuinig

De DR-6010C bespaart niet alleen tijd maar ook energie. Deze scanner is een van de energiezuinigste apparaten in zijn klasse en kan automatisch worden in- en uitgeschakeld, gelijktijdig met de PC waarop hij is aangesloten.

Optimale kwaliteit

Een scala aan krachtige functies als Automatische kleurdetectie, Tekstrichtingdetectie, Automatische formaatdetectie en Scheefstand-correctie zorgt voor superieure kwaliteit en optimale efficiëntie.

De DR-6010C is daarmee zeer geschikt voor specifieke taken waarbij de scankwaliteit voorop staat, zoals het geautomatiseerd verwerken van facturen via OCR met behulp van bijvoorbeeld IRIS PowerScan.

Klein maar gemaakt voor het zware werk

De DR-6010C past met zijn kleine formaat op elk bureau, maar weet snel en betrouwbaar raad met de behoeften van een druk kantoor dankzij een bedrijfscyclus van 7.500 scans per dag. De DR-6010C is daarmee geschikt om te worden ingezet als de standaard scanner in de digitale postkamer van middelgrote organisaties. Uit de ervaring van scanners4u kan worden gemeld dat het invoermechanisme heeft zich bewezen in moeilijke situaties, zoals bij het scannen van grote aantallen declaratie-bonnetjes.

Gebruiksvriendelijk

De DR-6010C kan worden gebruikt voor uiteenlopende zakelijke scantoepassingen. De knoppen voor ‘scannen naar’ verhogen de productiviteit door batches snel te scannen en naar vooraf bepaalde bestemmingen of workflowtoepassingen te verzenden. De DR-6010C wordt geleverd met CapturePerfect-software van Canon. Ook is er een CapturePerfect Software Developers Kit (SDK) beschikbaar voor eenvoudige, aangepaste integraties.

Groei e-facturatie neemt fors toe

Overheid drukt omstreden stempel op promotie

Arme verkoper van de eerste fax. Hoe slijt je zo’n ding als nog niemand er een heeft? Datzelfde geldt voor de digitale factuur. Je kan er wel een sturen maar wat als je klant voorkeur geeft aan een papieren exemplaar.

Of je staat wel open voor het ontvangen van een elektronische rekening maar je leverancier stuurt ze niet. Op het tweede Factuurcongres dat kortgeleden in het Evoluon in Eindhoven gehouden werd, werd in elk geval duidelijk dat de verkoper van elektronisch facturen(software) er niet alleen voor staat. Er is aanbod en er is ook vraag gezien het druk bezochte congres.

E-factureren groeit, blijkt uit gegevens van Factuurwijzer.nl. Tussen 2000 en 2007 nam het aantal e-facturen toe met 12 tot 15 procent. Het afgelopen jaar alleen al was er een groei te zien van 10 procent. Friso de long, directeur van Factuurwijzer.nl die het congres organiseerde, en voorzitter van Platform Elektronisch Factureren (Platform Elfa), verwacht dat in 2017 80 procent van facturen elektronisch wordt verstuurd.

De overheid zette daarin ook een kleine maar belangrijke stap. Op 7 april tekenden drie staatssecretarissen met het bedrijfsleven een convenant waarin staat dat de overheid volgend jaar een miljoen van alle binnenkomende facturen elektronisch wil ontvangen en verwerken (10 procent). Toch is dal slechts een beperkt aantal van alle facturen (papieren en elektronisch) die in Nederland verstuurd worden. Bedrijven onderling sturen zo’n 75 miljoen exemplaren, en naar consumenten naar schatting een vijfvoud daarvan. Bij een overstap naar e-facturatie kunnen volgens optimistische schattingen bedrijven in de zakelijke sector gezamenlijk zeshonderd miljoen euro besparen en op de consumentenmarkt drie miljard.

De overheid is op de facturatiemarkt dus een relatief kleine speler, toch is ze wel de grootste ontvanger en verzender van facturen. In die zin is het besluit om e-facturatie te promoten een verkapt economisch stimuleringspakket, zegt Friso De Jong. De overheid zet recent nadrukkelijk haar stempel op e-factureren, zegt hij. ‘Bedrijven zijn al tien, vijftien jaar bezig met dit onderwerp. De overheid verspreidt de nieuwe boodschap nog maar een jaar, en noemt iets te uitdrukkelijk maar een formaat; UBL2.0.’

De overheid wil met de voorkeur voor een formaat duidelijkheid scheppen. ‘Maar het is de grootst mogelijke leugen te claimen dat we in de toekomst via een enkel standaardformaat dit soort berichten gaan uitwisselen," zegt De Jong. "Er zal nooit één systeem of formaat zijn. Windows beheerst dan wel de markt, maar er zijn altijd systemen naast. Dat geldt ook voor e-factureren.’

Omdat de overheid geen waarborgen eist in e-facturen, levert dat in de nabije toekomst problemen op, verwacht De Jong. Een factuur kent twee juridische niveaus: het fiscale niveau (BTW) en het handelsrechtelijk niveau (overeenkomst). Nu een factuur niet meer gewaarborgd hoeft te zijn, – zo mag een digitale handtekening ontbreken – is het de vraag of het wel geldt als bewijs bij de incassorechter. Want de factuur kan van iedereen afkomstig zijn. ‘Stel dat een leverancier een fiets levert en de klant betaalt niet. De klant kan zeggen dat hij de factuur niet heeft gekregen of dat hij niet van jou afkomstig is. Een factuur speelt dus een rol in de handelsrechtelijke bewijslast, zegt De Jong die in de advocatuur werkzaam is geweest.

Het gebrek aan waarborgen schaadt ook het imago en de reputatie van het bedrijf. De Jong adviseert dan ook facturen te borgen. ‘Het zou bedrijven niet misstaan, het geeft net een beetje meer overtuiging en dat is goed voor het imago.’ De recente fiscale basis die de overheid voor elektronisch factureren heeft gelegd, is op zich goed, maar de uitwerking mag meer doorwrocht, stelt de voorzitter van Platform Elfa. ‘Ik vind dat de lange-termijnconsequenties nog beter moeten worden onderzocht.’

Op de informatiemarkt tijdens het Factuurcongres werd duidelijk dat een deel van de aanbieders zich ook richt op kleine zelfstandigen. Zo kan je bij factuursturen.nl (op het congres winnaar van een Gouden Factuur) voor veertig cent een digitale rekening de deur uit laten doen, met een maximum van 10 euro per maand.

Bron: Computable 16/07/2009 – Anneke Houtman

Kosten Besparen in Accounts Payable (deel 6)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

 

Deel 6. Hoe nu verder

Inter Access heeft ruime ervaring op het gebied van Enterprise Content Management en geautomatiseerde verwerking van facturen voor zowel middelgrote als grote organisaties.

Met bewezen toepassingen, maar ook met geavanceerde en innovatieve technieken, hebben wij organisaties geholpen bij het stapsgewijs terugdringen van kosten en doorlooptijden, het voldoen aan wet- en regelgeving, en het verbeteren van het cash management.

De behoeften en randvoorwaarden van uw organisatie staan voorop bij het bepalen van de juiste oplossingen. Door onze jarenlange en intensieve samenwerking met toonaangevende partners als Alfresco, IBM, Kofax, Microsoft en SAP zijn wij in staat een betrouwbare oplossing te adviseren, implementeren en ondersteunen, die optimaal aansluit op uw specifieke situatie.

Met een QuickScan Factuurverwerking krijgt u binnen een week een goed inzicht in uw Accounts Payable proces, de verbeterpunten daarin en kosten/baten analyse.

Over Inter Access

Met ruim 1.100 medewerkers in Nederland en België is Inter Access de IT-dienstverlener voor de ontwikkeling én het beheer van de informatievoorziening voor middelgrote en grotere organisaties in de publieke sector, zorg, handel, industrie en financiële dienstverlening.

Met onze kernactiviteiten Consulting, Technology, Solutions en Managed Services bieden we onze klanten integrale IT-oplossingen op basis van standaardcomponenten dan wel op basis van maatwerk, of door de inzet van mensen met hoogwaardige kennis en ervaring.

Inter Access kiest bewust voor het toepassen van op standaarden gebaseerde technologie van de toonaangevende leveranciers IBM, Microsoft, Oracle en SAP. Daardoor zijn krachtige partnerships gegroeid en ontvangt Inter Access jaar na jaar prestigieuze innovatieprijzen.

Dit is het zesde en laatste deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management.

Wilt u de blogs over “Kosten Besparen in Accounts Payable” nog eens op uw gemak doorlezen? Dan kunt u de whitepaper hier downloaden.

Kosten Besparen in Accounts Payable (Deel 5)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

Deel 5 – Van Achterblijver naar Koploper

Om te profiteren van de voordelen van Document Management en Workflow – het verwerken van inkomende facturen – is het raadzaam eerst een QuickScan uit te voeren. Belangrijk is ook om de technologieën gefaseerd te introduceren. Er zijn twee hoofdroutes:

• Taakautomatisering  – De automatisering van taken binnen uw eigen organisatie levert het snelst en/of de meeste resultaten op. In een later stadium komen de activiteiten aan bod waarbij er meer met de leveranciers moet worden samengewerkt.
• Communicatie - De grootste winst zit in de communicatie met de leveranciers, zowel bij de geschiloplossing als bij het verwerken van facturen die via verschillende kanalen worden aangeboden.

Meer dan Technologie

Het blijvend succesvol optimaliseren van het factuurverwerkingsproces vraagt om meer dan de introductie van een aantal geavanceerde technische hulpmiddelen. Het is verstandig om bij de implementatie niet alleen rekening te houden met het primaire proces maar ook met de aspecten uit het COPAFITH model:

• Communicatie
• Organisatie
• Personeel
• Administratieve organisatie
• Financiën
• Informatievoorziening
• Technologie
• Huisvesting

QuickScan

De QuickScan bepaalt de kosten en knelpunten van het proces, de potentiële opbrengsten van de verschil¬lende verbeteringen en de optimale implementatiestrategie met de route, die de snelste en de grootste verbeteringen oplevert.

Gefaseerde aanpak

Deze gefaseerde aanpak biedt een aantal voordelen.

• Hogere gebruikersacceptatie door de introductie van kleinschalige, overzichtelijke en snel opneembare veranderingen.
• Betere onderbouwing van besluitvorming over de wenselijkheid, haalbaarheid en de prioriteit van de verbeterpunten.
• Sneller introduceren van zichtbare veranderingen en profiteren van tastbare resultaten.
• Beter gebruik maken van (de beschikbare capaciteit aan) interne resources tijdens de implementatie.
• Welke Capture, Document Management en Workflow Management technieken in welk tempo geïntroduceerd dienen te worden is sterk afhankelijk van een aantal factoren, zoals de omvang van de Accounts Payable proces, de kenmerken van de factuurstroom, het aanpassingsvermogen van de organisatie en leveranciers, uw huidige situatie en ambitie, en de beschikbare financiële middelen van uw organisatie.

In de volgende paragrafen worden de verschillende stappen voor het stapsgewijs verbeteren van het Accounts Payable proces kort beschreven. Een implementatiescenario wordt natuurlijk toegesneden op de specifieke situatie van uw organisatie. Zo kunnen in het verbeterproces ook stappen worden opgenomen die zich richten op de introductie van andere technieken, zoals e-invoicing, elektronische betaalsystemen en supply chain financiering.

Digitaal Archief met Digitale Routering

Deze fase heeft tot doel de medewerkers op ieder moment en vanaf iedere locatie toegang te geven tot de factuurdossiers en hen een real time inzicht te geven in de status van een factuur en van het proces.

Alle factuur gerelateerde documenten – zoals facturen, credit facturen, pakbonnen, bestellingen en gerelateerde (e-mail) correspondentie – worden in een centraal digitaal archief opgeslagen en zijn snel en op ieder moment op te vragen door de medewerkers, waar zij zich ook bevinden.

De documenten kunnen op verschillende manieren aan het digitaal archief worden toegevoegd. Papieren documenten worden gedigitaliseerd met een scanner en reeds digitale documenten, zoals fax, email en tekstverwerker-documenten, kunnen worden geïmporteerd vanuit e-mail of Officepakketten die aan het archief worden toegevoegd.

De documenten worden (veelal) handmatig van registratiekenmerken voorzien, zodat ze voor verwerking kunnen worden toegewezen en later met een simpele zoekopdracht weer snel kunnen worden teruggevonden in het digitale archief.

De documenten worden vervolgens toegewezen aan de behandelaars. Dit kan handmatig door een werkverdeler of automatisch door een werkproces. De (volgorde van de) uit te voeren taken worden bepaald door de registratiekenmerken van het document, de beslissingen van de werkverdeler en de beslissingen die tijdens de workflow worden genomen.

Via notificatie en escalatie worden medewerkers gewaarschuwd over nieuwe werkitems en wordt zorg gedragen voor een tijdige verwerking van een document.

Bij het uitvoeren van de workflow worden handmatig en automatisch belangrijke gegevens over het factuurverwerkingsproces verzameld. Deze statistieken geven inzicht in de prestaties van het proces, de kwaliteit van de factuurinformatie en leveranciers. Deze informatie kan worden gebruikt voor het afleggen van verantwoording over het proces en het bepalen van de knelpunten en de verbeterstappen.

Een gebruiker kan vanaf zijn werkplek de voor hem belangrijke informatie eenvoudig terugvinden. Via het openen van een werkitem, het bladeren door een mappenstructuur, of het plaatsen van een zoekopdracht krijgt de medewerker snel toegang tot de benodigde informatie. Het belang van deze eerste stap moet niet worden onderschat, want hier wordt het fundament gelegd voor de volgende stappen.

Voordelen

• Facturen raken niet meer zoek.
• Sneller werken, doordat documenten op ieder moment en vanaf iedere locatie toegankelijk zijn.
• Voldoen aan wet- en regelgeving, door het afhandelen van facturen via vooraf vastgestelde workflows met notificaties en escalaties.
• Beter Cash Management door het profiteren van betalingskortingen en het voorkomen van betalingsboetes.
• Beter inzicht in de prestaties en knelpunten van het proces door het automatisch verzamelen van proces­statistieken.
• Sneller en goedkoper de probleem­facturen oplossen en direct vragen beantwoorden van controllers en leveranciers.
• Kennis maken met digitaal werken. Verbeterpunten signaleren voor de volgende fasen.

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 7,70.

Automatische Herkenning en Automatische Gegevensinvoer

Deze fase heeft tot doel de factuurgegevens zo snel, efficiënt en foutloos mogelijk te verwerken, te integreren met de financiële applicatie(s) en vroegtijdig mogelijke problemen te detecteren en daar actie op te ondernemen.

Nadat er voldoende ervaring is opgedaan met het werken met digitale documenten, wordt een tweede verbeterpunt in het factuurverwerkingsproces aangepakt: het tijdrovende controleren van foutgevoelige informatie en het handmatig invoeren van gegevens in de postregistratie en het financiële pakket. In geval van outsourcing kan het openstellen van een financieel systeem beveiligingsrisico’s met zich meebrengen.

In deze stap worden facturen automatisch gesorteerd, facturengegevens automatisch geëxtraheerd, registratiekenmerken waar mogelijk automatisch vastgelegd en gevalideerd.

Deze gegevens kunnen vervolgens doorgegeven worden aan andere applicaties ter verificatie, PO matching, goedkeuring en betaling.

Factuuropbouw

De overheid stelt een aantal eisen aan een factuur. Deze betreffen o.a. de informatie, die in een factuur opgenomen moet zijn. Deze verplichte informatie kan worden gebruikt voor uniforme registratie van facturen. Daarnaast kan een factuur worden opgedeeld in:

• Kop- en voetgegevens – Dit deel bevat informatie over de factuur, de betaling, de leverancier en de afnemer. De informatie heeft vaak een eenvoudige structuur.
• Factuurregels – Dit deel bevat gedetailleerde informatie over de geleverde producten en diensten gefactureerde producten.
• Overige informatie – Dit betreft doorgaans algemene informatie, zoals adreswijzigingen en de bereik­baarheid rondom de feestdagen.

Iedere organisatie heeft andere kenmerken als het gaat om bijvoorbeeld de hoeveelheid inkomende facturen, het aantal leveranciers, de afspraken over digitale aanlevering van facturen en de opbouw van de aangeleverde facturen.

De hedendaagse technieken voor het classificeren en herkennen van documenten en gegevensvelden maken een geavanceerde en bijna volledig geautomatiseerde oplossing mogelijk. Inter Access brengt uw behoeften, randvoorwaarden en de mogelijkheden samen en bepaalt gezamenlijk met u wat de optimale automatiseringsvorm voor deze stap is. Zo kan er een onderscheid gemaakt worden tussen het geautomatiseerd verwerken van de kop-, voet- en overige gegevens en een het geautomatiseerd verwerken van de individuele factuurregels. De tweede substap is complexer, en vraagt de inzet van geavanceerdere en doorgaans hogere investeringen.

Verwerken van kop-, voet- en overige gegevens

Veel van de kop-, voet- en overige gegevens hebben, onafhankelijk van de leverancier, een vaste plek op de factuur en hebben een eenvoudige structuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bankrekeningnummer, een BTW-nummer of een factuurnummer.

De classificatie en herkenningstechnologie zijn tegenwoordig dermate geavanceerd dat met een hoge mate van betrouwbaarheid facturen correct te sorteren zijn en gegevens daarvan correct uit te lezen zijn. Deze werkwijze bespaart veel tijd van uw medewerkers en zorgt bovendien voor een betere kwaliteit van de ingevoerde gegevens. Het is verstandig om tijdens deze stap direct een validatie uit te voeren van de uitgelezen gegevens met de gegevens die al binnen de organisatie aanwezig zijn.

Bij het uitlezen van een bankrekeningnummer kan het uitgelezen nummer direct en automatisch worden vergeleken met het bankrekeningnummer van de leveranciers in uw financiële systeem. Klopt het nummer niet, dan is er een fout gemaakt bij het uitlezen, heeft een leverancier een nieuw bankrekeningnummer of komt de leverancier niet voor in het leveranciersbestand. De betreffende factuur kan dan apart worden gezet voor nadere inspectie.

De automatische validatie kan ook worden gebruikt om meerdere velden in samenhang te vergelijken en zelfs om automatisch registratiekenmerken aan te vullen. In dit geval worden bijvoorbeeld het uitgelezen bankrekeningnummer en het uitgelezen BTW-nummer vergeleken met de waarden in de leverancierstabel van het financiële pakket. Komen de waarden overeen, dan worden automatisch andere gegevens uit de leverancierstabel opgehaald en gebruikt als registratiegegevens. Dit levert een verdere reductie op van handmatige gegevens invoer en de datakwaliteit wordt verhoogd. Ook kunnen een ordernummer en een totaal factuur bedrag worden vergeleken met de gegevens in de ordertabel.

Verwerken van factuurregels

De bulk van de in te voeren factuurgegevens betreft de factuurregels. Een geautomatiseerde verwerking kan resulteren in omvangrijke voordelen. Zeker indien gebruik wordt gemaakt 2-, 3-, of 4 way matching.

“Kan”, want het realiseren van deze voordelen is niet voor iedere organisatie even vanzelfsprekend. Gemiddeld kan slechts 55% van de facturen automatisch worden gematched met informatie in het financiële pakket. Dit komt door de complexiteit van deze factuurregels en de verwerking daarvan.

Deze complexiteit kent een aantal oorzaken:

• De opmaak van een factuurregel verschilt per leverancier. Zo komen de volgende verschillen per factuurregel voor: het aantal kolommen; de formattering van afzonderlijke velden, het aantal gebruikte fysieke regels. Bovendien kan de plaats waar BTW en korting worden berekend verschillen.
• De verwerking van factuurregels is complexer, door de samenhang tussen de afzonderlijke velden op een individuele factuurregel. Bovendien kunnen er afwijkingen zijn tussen de door de leverancier gebruikte beeldformaten en de veldformaten in het eigen financiële pakket. Dit maakt de koppeling tussen DMS en het financieel pakket complexer.
• Bij het doorgeven van factuurregels aan het financiële pakket moet een relatie worden gelegd tussen de factuurregels en het ordernummer. Dit levert problemen op indien het ordernummer ontbreekt, er creditfacturen verwerkt moeten worden, of indien sprake is van verzamelfacturen dan wel facturen voor deelleveringen.

Daarnaast is invoeren van factuurgegevens door een leverancier net als het uitlezen van gegevens van een papieren factuur geen volledig foutloos proces.

Als er een vuistregel kan worden gesteld dat hoe groter het aantal te verwerken facturen is en hoe geringer de variatie is tussen de factuuropbouw van de leveranciers des te hoger het rendement is op een investering in de geautomatiseerde verwerking van factuurregels.

Kortom, een goede haalbaarheidsanalyse is vereist.

Voordelen

• Snellere registratie van factuur­gegevens met een minimum aan handmatige gegevensinvoer.
• Hogere kwaliteit van de gegevens in het financiële pakket.
• Efficiënter werken, doordat facturen sneller aan een behandelaar worden toegewezen.
• Automatische detectie van probleem­facturen inclusief hun foutsoort(en).
• Beter inzicht in de factuurkwaliteit van de individuele leveranciers.
• Betere beveiliging van financiële gegevens.
• Sneller inzicht in de (verwachte) financiële positie door het automatisch verzamelen van proces­statistieken.

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 2,31.

Geautomatiseerde Geschiloplossing

Deze fase heeft tot doel de kosten van de tijdrovende beantwoording van vragen en het oplossen van geschillen en de daaraan bestede tijd te minimaliseren.

Onderzoek door onder andere Kofax heeft aangetoond dat ongeveer twintig procent van de facturen nader onderzoek vereist. Bovendien neemt tien tot vijftien procent van de leveranciers contact op met de klant met de eenvoudige vragen over de factuur. De afhandeling hiervan kost zo’n 26 tot 41 procent van de tijd van de financiële administratie. Het beantwoorden van een leveranciersvraag kost gemiddeld € 8,-. De gemiddelde kosten voor het afhandelen van een factuurgeschil bedragen meer dan € 75,-.

Dit betekent dat er veel te besparen valt in de kosten van communicatie tussen uw organisatie en de betreffende leverancier. Deze stap richt zich op het verbeteren van de communicatie met de leverancier. Tijdens de stappen één en twee wordt al informatie verzameld die u informeert over de omvang van het probleem en de factuurkwaliteit van de individuele leveranciers.

De meeste Document Management Systemen beschikken standaard over een webinterface. Deze kan – bij een goede inrichting van de toegangsbeveiliging – worden gebruikt om de afzonderlijke leveranciers toegang te geven tot hun factuurdossiers. Doordat de medewerkers van de leverancier nu op hetzelfde moment toegang hebben tot alle relevante documenten, zoals de medewerkers binnen uw eigen organisatie, kan direct het probleem worden besproken en snel tot actie worden overgegaan om het geschil op te lossen.

Door de leveranciers in het proces te betrekken kan een verdere verbeterslag worden gemaakt. Hiervoor zijn twee varianten:

• Notificatie – Zodra een medewerker aangeeft dat de organisatie het niet eens is met een (onderdeel van een) factuur wordt dit automatisch per email gecommuniceerd. De email bevat (een referentie naar) het geschildocument en informatie over de aard van het geschil en de voorgestelde oplossing. Andere notificaties kunnen worden verstuurd bij het bereiken van mijlpalen in de factuurafhandeling, zoals goedkeuring, herinneringen, verwachte betaaldatum en daadwerkelijke betaaldatum.
• Integratie – Deze variant bouwt voort op die van de notificatie. De leverancier wordt nu een actieve participant in de proces, in de workflow zijn stappen opgenomen, die door hem moeten worden uitgevoerd. De leverancier beschikt bovendien over een eigen workflow postbakje. Deze variant vereist een nauwere samenwerking met de leverancier, maar biedt wel meer voordelen.

Eisen van de wetgever

De Nederlandse wetgever stelt vanuit het oogpunt van controle een aantal eisen aan het geautomatiseerd verwerken van inkomende facturen. Deze eisen betreffen zowel de gegevens als het proces. Indien uw organisatie zaken doet met buitenlandse leveranciers, dan kan ook de wet- en regelgeving in de betreffende landen van belang zijn.

Voordelen

• Snellere en efficiëntere oplossing van probleemfacturen.
• Minder tijd kwijt aan het beantwoorden van leveranciers­vragen over de (status van) facturen.
• Beter profiteren van betalings­kortingen.
• Verbetering van de relatie met de leveranciers.
• Automatische detectie van probleem­facturen inclusief hun foutsoort(en).

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 5,00.

MultiChannel Factuurverwerking

Met de realisatie van deze fase gaat een organisatie profiteren van de lagere verwerkingskosten van elektronische – via email of portal – aangeleverde facturen.

De vorige stappen waren gericht op het verwerken van papieren facturen en gerelateerde documenten. Onderzoek in 2008 door de Aberdeen Group heeft aangetoond dat het verwerken van een elektronisch aangeleverde factuur ongeveer de helft kost van het verwerken van een op papier aangeleverde factuur.

De hogere kwaliteit van de aangeleverde gegevens en de lagere verwerkingskosten maken het afhandelen van, via fax, email of portal, aangeleverde elektronisch facturen interessant.

Naast het kostbare EDI zijn er inmiddels andere technieken en standaarden die de toepasbaarheid van e-invoicing aanzienlijk hebben verruimt. Daarnaast biedt de veranderende (EU) wetgeving meer ruimte voor het versturen van elektronische facturen. Recentelijk heeft de Belastingdienst de eisen voor het werken met elektronische facturen aanmerkelijk versoepeld. Te verwachten valt dat elektronisch factureren dan ook een sterke stijging zal laten zien.

Met onder andere de 80/20-regel en een analyse van de facturen kan worden bepaald met welke leveranciers het best kan worden samengewerkt bij de introductie van elektronisch aangeleverde facturen.

Er zijn een aantal modellen voor het verwerken van elektronisch aangeleverde facturen. In ieder van deze modellen is een goede afstemming met de leverancier nodig. Deze afstemming omvat een aantal aspecten.

Voorbeelden zijn het versturen van documenten die zijn voorzien van een elektronische handtekening en het inrichten van een portal, waar leveranciers factuurinformatie kunnen uploaden die vervolgens (automatisch) in het factuurverwerkingsysteem van de opdrachtgever worden geïmporteerd.

Doordat e-invoicing ook voor de leverancier een aantal voordelen heeft, zoals lagere verzendkosten en snellere betaling, kan ook de verdeling van de kosten ter sprake komen in het overleg met de leveranciers.

Voordelen

• Snellere en efficiëntere afhandeling van facturen.
• Minder tijd kwijt aan het handmatig invoeren of herstellen van factuurgegevens.
• Verbetering van de relatie met de leveranciers.
• Hogere transparantie van het proces.

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 2,31.

En daarna?

De invoering van geautomatiseerde factuurverwerking conform het gepresenteerde stappenplan levert een aantal substantiële bijdragen aan het optimaliseren van de bedrijfsvoering:

• Kosten worden verlaagd en de afhandeling wordt versneld.
• Het factuurproces wordt inzichtelijk en voldoet aantoonbaar aan wet- en regelgeving.
• Het cash management van de organisatie verbetert.

De invoering van de laatste stap in het stappenplan betekent echter niet dat de kosten van de factuurverwerking niet verder kunnen worden verlaagd en dat er verder geen voordelen meer zijn te behalen.

Capture, Document Management en Workflow zijn breed inzetbaar. De inzet voor meerdere toepassingen resulteert in een lagere kostentoewijzing aan het Accounts Payable proces.

De Capture, Document Management en Workflow oplossing is inzetbaar voor bijvoorbeeld:

• Het optimaliseren van andere onderdelen van de Procurement to Payment cyclus, zoals het document intensieve Contract Management proces.
• Het inrichten van een Shared Service Center waarbij andere bedrijfsonderdelen hun facturen ook (deels) gaan werken met de geïmplementeerde oplossing.
• Het inrichten van een Digitale Postkamer en Correspondentie Archief, zodat alle inkomende en uitgaande poststukken snel en veilig op de werkplek kunnen worden bezorgd en op ieder moment en vanaf iedere locatie kunnen worden geraadpleegd en verwerkt.

Dit is het vijfde deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• En dan de eerste stap …

Wilt u de blogs over “Kosten Besparen in Accounts Payable” nog eens op uw gemak doorlezen? Dan kunt u de whitepaper hier downloaden.

Kosten besparen in Accounts Payable (Deel 3)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

Optimaliseren: Waarom en Waar?

Een kostbaar proces

Het verwerken van inkomende facturen – in Angelsaksisch taalgebruik ook wel ‘Accounts Payable’ genoemd – is een proces dat zich naast het gebruik van een financiële applicatie van oudsher kenmerkt door:

• Het gebruik van papier als belangrijkste informatiedrager.  Facturen, pakbonnen en orders worden doorgaans op papier aan de organisatie aangeboden. Dat had tot voor kort niet alleen praktische maar ook juridische redenen. De Belastingdienst eiste immers een controleerbare administratie met aantoonbare authenticiteit en integriteit van de gegevens en documenten. Sinds februari 2009 mogen facturen aan zakelijke klanten echter ook in de vorm van bijvoorbeeld een gewone PDF per email worden verstuurd. De bij een factuur behorende correspondentie en aantekeningen werd de afgelopen jaren al in toenemende mate in elektronisch formaat ontvangen, verstuurd en bewaard op netwerkschijven en in e-mailsystemen. Dat bemoeilijkt het krijgen van een snel en compleet inzicht in een factuurdossier. Bovendien raken facturen zoek, vooral als meerdere personen betrokken zijn bij de verwerking.

• Handmatige verwerking van documenten en gegevens.  Na ontvangst worden papieren facturen visueel gecontroleerd op volledigheid en correctheid. Hierbij worden de gegevens van de facturen ingevoerd in – en gecontroleerd met informatie in – het financiële systeem. Verder wordt een goedkeuringsproces opgestart waarbij papier wordt gedistribueerd door de organisatie. Handmatige verwerking van gegevens is tijdrovend
• Vertraagde inzichtelijkheid in de prestaties van het proces en de financiële consequenties van de factuurstroom. Het gebruik van papier als informatiedrager maakt het moeilijk om op ieder moment een actueel inzicht te krijgen in de prestaties van het proces. Bovendien bemoeilijkt het de organisatie om aantoonbaar te voldoen aan wet- en regelgeving .

Recent marktonderzoek heeft geresulteerd in de volgende kengetallen :

• De verwerking van een inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost gemiddeld € 9,-.
• Bij afhandeling van gemiddeld 20% van de inkomende facturen wordt een fout gemaakt. Het oplossen verhoogt de verwerkingstijd met gemiddeld 9 dagen en de gemiddelde kosten met € 23,-.
• Gemiddeld heeft 47 % van de organisaties geen of slechts een beperkt inzicht in de prestaties van het factuurverwerkingsproces. Dit maakt bemoeilijkt het voldoen aan wet- en regelgeving, het proces bij te sturen en verantwoording over het proces af te leggen.
• De financiële administratie besteedt gemiddeld 25 % van haar tijd aan niet-productieve werkzaamheden zoals het in ontvangst nemen en sorteren van facturen, het reageren op leveranciersvragen en het oplossen van factuurgeschillen.
• De kostenverschillen in factuurverwerking tussen organisaties zijn enorm groot en variëren van € 1,70 en 2,8 dagen als gemiddelden voor de koplopers tot € 26,2 en 35,1 dagen als gemiddelden voor de achterblijvers. De gemiddelde kosten van een factuurverwerking kunnen echter oplopen tot ruim € 60 per factuur.

De volgende grafiek geeft aan dat er grote verschillen bestaan tussen organisaties als het gaat om de optimalisatie van het Account Payable proces. De in 2008 door de Aberdeen Group onderzochte organisaties werden op basis van de resultaten opgedeeld in drie categorieën: de achterblijvers met een (zeer) inefficiënt accounts payable proces, de doorsnee organisaties en de koplopers met een goed tot uitstekend georganiseerd accounts payable proces. De prestaties van de groepen werden vervolgens aan de hand van een aantal criteria vergeleken. De onderstaande grafiek toont enkele van de uitkomsten.

Resultaten diverse onderzoeken in 2008 naar het Accounts Payable proces

Wat opvalt in de grafiek is dat de toepassing van Document Management (DM) en Workflow Management (WFM) resulteert in een omvangrijke reductie van zowel de kosten als de doorlooptijd van het Accounts Payable proces.

De noodzaak voor optimalisering

Het bedrijfsleven heeft zich op dit vlak de laatste jaren sterk ontwikkeld onder invloed van globalisering, kredietcrisis en toenemende wet- en regelgeving.

Kostenverlaging, snellere afhandeling van facturen na goederenontvangst, een beter inzicht in de prestaties van het proces, flexibiliteit, en risicoreductie zijn uitgegroeid tot de belangrijkste drivers voor de bedrijfsvoering.
Ook het Accounts Payable proces staat onder druk. Daarnaast gebruiken organisaties de optimalisering van het Accounts Payable proces in toenemende mate als een instrument om zich te positioneren bij klanten en zich te onderscheiden van de concurrentie.

Het besluit van de Belastingdienst om een aantal eisen aan de elektronische factuur te laten vervallen geeft aan dat organisaties de mogelijkheid krijgen in korte termijn grote besparingen te realiseren.

Groot potentieel voor verbeteringen

De afgelopen jaren zijn een aantal technologische innovaties geïntroduceerd, zoals E-invoicing, Electronic Invoice Presentment and Payment, P-cards, Document Management en Workflow Management.

De inzet van deze technieken binnen een geautomatiseerde factuurverwerking biedt, samen met veranderde juridische kaders, uw organisatie mogelijkheden om de prestaties van het Accounts Payable proces drastisch te verbeteren, met als resultaten een sterke kostenverlaging, betere compliance en een sterker cash management.

Met de inzet van Intelligent Capture, Document Management en Workflow valt een kostenreductie van gemiddeld ruim € 17 per factuur te realiseren. De daadwerkelijk realiseerbare voordelen zijn afhankelijk van de specifieke situatie van een organisatie.

Waar beginnen

Dat het Accounts Payable proces over het algemeen een tijdrovend en kostbaar proces is bleek al eerder in dit hoofdstuk. De volgende figuur geeft echter meer inzicht in de meest kostbare en tijdrovende activiteiten in het Accounts Payable proces. De hoogste verwerkingskosten liggen bij de afnemer, hoewel het opstellen van een factuur en het verwerken van de betaling ook voor de leverancier een forse kostenpost is.

De kostenposten in het facturatie proces

In de wetenschap dat ongeveer twintig procent van de facturen onduidelijk zijn of fouten bevatten, maakt de figuur verder duidelijk dat het verkrijgen van duidelijkheid en het oplossen van geschillen een kostbare activiteit is, zowel voor de afnemer als de leverancier.

Dit is het derde deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Kosten besparen in Accounts Payable (deel 1)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

De factuur is voor organisaties een essentieel document in de bedrijfsvoering. De verwerking daarvan in het Accounts Payable proces is één van de belangrijkste ondersteunende processen in een organisatie. Helaas wordt dit proces van oudsher gekenmerkt door papier en handmatige verwerking. Dit maakt het proces kostbaar, inflexibel en moeilijk te sturen.

In een tijdperk dat zich kenmerkt door globalisering, kredietcrisis en toenemende wet- en regelgeving, zijn snelheid, flexibiliteit, kostenverlaging en risicoreductie uitgegroeid tot de belangrijkste drivers voor de bedrijfsvoering. Er is een toenemende behoefte aan oplossingen voor een betere Decision Support, snellere Reporting en Controlling en goedkopere Transaction Processing. Ook in het Accounts Payable proces.

De afgelopen jaren zijn diverse technologieën geïntroduceerd, zoals E-invoicing, Electronic Payment Processing, Document Management en Workflow Management. Deze bieden, samen met veranderde juridische kaders, uw organisatie nieuwe mogelijkheden om het Accounts Payable proces drastisch te verbeteren, en resultaten te boeken zoals een sterke kostenverlaging, betere compliance en een beter cash management. Recente onderzoeken (zie onderstaande figuur) naar het Accounts Payable proces tonen aan dat de toepassing van deze technieken loont.

Resultaat diverse onderzoeken in 2008

Wat blijkt uit de onderzoeken is dat de toepassing van Document Management (DM) en Workflow Management (WFM) resulteert in zowel een omvangrijke kostenreductie als een forse doorlooptijdverkorting. Bovendien wordt het inzicht in het proces verbeterd. Terugverdientijden van 6 tot 9 maanden zijn realistisch.

Mogelijkheden voor forse besparingen

De daadwerkelijk realiseerbare voordelen zijn natuurlijk afhankelijk van de specifieke situatie van een organisatie. 

Dit is het eerste deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cah management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• De factuur en het factuurproces
• Waarom en waar optimaliseren
• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Belastingdienst geeft elektronische factuur extra impuls

Een mooi artikel op 12 februari in De Telegraaf: staatssecretaris De Jager (Financiën) kondigt aan dat de strenge authenticiteitseisen voor het versturen van een elektronische factuur aan ondernemers komen te vervallen. Vanaf nu mag de ondernemer de factuur als een eenvoudige pdf in een e-mailtje versturen of via een portal beschikbaar stellen. De leveranciers van ecm-oplossingen staan drukke maanden te wachten.

Voor de 500 miljoen zakelijke facturen ligt zo jaarlijks een administratieve lastenverlichting van 600 miljoen euro in het verschiet. Dat is goed nieuws voor de ondernemer! Maar het bedrag valt me ietwat tegen! Volgens mij is er alleen gekeken naar het standpunt van de verzendende partij. De grootste voordelen en besparingen van elektronisch factureren liggen namelijk bij de debiteur. Zo lang hij de factuur bij binnenkomst maar niet print!