Inter Access bundelt ECM, BI en Data Quality kennis in nieuw EIM Competence Center

Hilversum, 27 januari 2010 ― ICT-dienstverlener Inter Access bundelt al zijn kennis op het gebied van Enterprise Content Management (ECM), Business Intelligence (BI) en Data Quality. Het bedrijf heeft met het oog daarop het Enterprise Information Management (EIM) Competence Center opgericht.

Volgens Inter Access groeien de klanten van het bedrijf de komende vijf jaar toe naar een situatie waarin ze een zogenaamd Enterprise 2.0-informatielandschap nodig hebben. Dit landschap vormt het fundament van Het Nieuwe Werken, waarbij medewerkers altijd en overal toegang hebben tot voor hen relevante bedrijfsinformatie. Zij kunnen deze informatie los van tijd, plaats of apparaat delen, bewerken en presenteren. Deze ontwikkeling wordt bevestigd door analisten als Gartner.

Om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken, is het nodig de bestaande verzuiling in diverse technologieën rondom ECM en BI te doorbreken en de kennis naar een overkoepelend niveau te brengen. Met het EIM Competence Center van Inter Access gebeurt dit voor de aanwezige kennis op de verschillende BI- en ECM-platformen. Inter Access beschikt over uitgebreide kennis op deze gebieden rond oplossingen van diverse grote softwareleveranciers, waaronder IBM, SAP, Microsoft, Oracle, Kofax en Informatica. Daarnaast is er ook expertise opgebouwd op het gebied van open source-software (Alfresco en Pentaho).

“We hebben vandaag een sterke positie in de markt op veel deelgebieden van business intelligence en content management, maar dat is niet langer genoeg”, zegt Han Dieperink, lid hoofddirectie van Inter Access. “Het Nieuwe Werken vraagt om integratie van al die gebieden en met dit unieke EIM Competence Center zijn we daar klaar voor.”

###

Over Inter Access

Met ruim zevenhonderd medewerkers in vaste dienst en tweehonderd externe professionals in Nederland en België is Inter Access al meer dan dertig jaar de IT-dienstverlener bij uitstek voor middelgrote en grotere organisaties in de publieke sector, handel, industrie en financiële dienstverlening. Inter Access biedt deze organisaties een totaalaanbod voor ontwerp, realisatie en beheer van hun applicaties en infrastructuur op basis van de nieuwe architectuurprincipes waarin flexibiliteit vooropstaat.

Met kerncompetenties rond IBM, Microsoft, Oracle, SAP en open source-technologie wordt invulling gegeven aan de visie van Inter Access over de Enterprise 2.0-informatiearchitectuur waarin de kenniswerker centraal staat en de infrastructuur volledig is losgekoppeld van de toepassing. Hiervoor ontvangt Inter Access jaar na jaar prestigieuze innovatieprijzen.

Inter Access is de IT-partner die deskundigheid en ervaring combineert met persoonlijke betrokkenheid en flexibiliteit. Zie verder www.interaccess.nl.

Voor meer informatie:

Inter Access B.V.
Suzanne Dirken
Telefoon: 035 688 84 00
E-mail: Suzanne.Dirken@interaccess.nl

Lammers van Toorenburg Benelux PR
Marije Perdon
Telefoon: 030 656 50 70
E-mail: interaccess@lvtpr.nl

51 weetjes over ECM, ERM en E2.0

Met regelmaat komen er “weetjes” in mijn mailbox voorbij. Vaak met open deuren. Minder vaak met zinnige informatie. Wie aanhanger is van Ben Tiggelaar’s “MBA in één dag” kan dit a-hà Erlebnis nog eens voor ECM herhalen met het onderstaande lijstje. En wie daar niet voldoende aan heeft kan doorgraven via de links naar de documenten waaruit de weetjes afkomstig zijn.

Met dank aan de AIIM. En een lidmaatschap daarvan kan ik iedere ECM-geïnteresseerde aanraden. Net als de AIIM trainingen trouwens!

The following "fast facts" are drawn from the AIIM Industry Watch research reports.  Download the original reports — all are free — all you need to do is register.

1. The volume of paper records is still increasing steadily in 56% of organizations, but in 22% it is at last showing signs of decreasing. Meanwhile the volume of electronic records is “increasing rapidly” for 70%, and unsurprisingly, is not decreasing for any.

2. Half of organizations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping

3. But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records.

4. Electronic records are more than twice as likely to be described as “Unmanaged” than paper records.

5. 71% of organizations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.

6. For 25% of organizations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.

7. There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records.

8. 13% of organizations are using dedicated e-discovery tools and a further 22% are planning to do so. 42% are utilizing their ECM/ERM suites for e-discovery and 12% are using Enterprise Search.

9. Of those organizations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.

10. 38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records.

11. 31% of organizations have 20 or more content repositories that could usefully be linked, with email as the highest priority content.

12. 35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.

13. Half of organizations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud.

14. Two thirds of organizations store a significant proportion of their records in native formats such as Word and Excel, although a third plan to converge to PDF-A over the next 3 years.

15. Over 70% of organizations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.

16. Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.

17. On average, our respondents spend more than an hour and a half per day processing their emails, with one in five spending three or more hours of their day.

18. Over half have hand-held access by phones, Blackberries and PDAs. Two-thirds process work-related emails out of office hours with 28% confessing to doing so “after work, on weekends and during vacations”.

19. “Sheer overload” is reported as the biggest problem with email as a business tool, followed closely by “Finding and recovering past emails” and “Keeping track of actions”.

20. Email archiving, legal discovery, findability and storage volumes are the biggest current concerns within organizations, with security and spam now considered less of a concern by our respondents.

21. Over half of respondents are “not confident” or only “slightly confident” that emails related to documenting commitments and obligations made by staff are recorded, complete, and retrievable.

22. Only 10% of organizations have completed an enterprise-wide email management initiative, with 20% currently rolling out a project. Even in larger organizations, 17% have no plans to, although the remaining 29% are planning to start sometime in the next 2 years.

23. Some 45% of organizations (including the largest ones) do not have a policy on Outlook “Archive settings” so most users will likely create .pst archive files on local drives.

24. Only 19% of those surveyed capture important emails to a dedicated email management system or to a general purpose ECM system. 18% print emails and file as paper, and a worrying 45% file in nonshared personal Outlook folders.

25. A third of organizations have no policy to deal with legal discovery, 40% would likely have to search back-up tapes, and 23% feel they would have gaps from deleted emails. Only 16% have retention policies that would justify deleted emails.

26. Overall, respondents plan to spend more on Email Management software in 2009 than 2008.

27. Compared to recent years, cost saving has taken a clear lead over compliance as the main business driver for investments in document and records management.

28. Email is still out of control, with 55% of organizations having little or no confidence that important emails are recorded, complete and retrievable.

29. 28% of organizations would take more than a month to produce documents for a legal discovery process.

30. There is still a wide disparity in how organizations view SharePoint relative to their overall content management needs and strategies. In 29% of organizations, SharePoint is working in competition with, or in parallel with existing ECM, Document Management (DM) or Records Management (RM) suites, compared to 16% where it is integrated with existing suites and 12% where it is considered to be the only ECM suite. The remainder use SharePoint to “fill in some functions”.

31. Records managers are often being left out of the equation. In 36% of large organizations, IT is managing the SharePoint roll out with no input from the Records Management Department. A further 14% admit that no one is in charge and it’s completely out-of-control.

32. The single ECM system concept is still alive in 35% of organizations, whereas 33% plan to use a single sign-on portal to link together multiple repositories – SharePoint being the most popular tool for doing so – with 9% stating they will use Enterprise Search to solve this problem.

33. Licence sales in the main areas of DM and RM are set to hold steady in 2009, with falls likely in scanner hardware, non-vendor consulting services and, surprisingly, outsourcing and bureau services.

34. As regards management of content types, SMS/text messages, blogs and wikis are largely off the corporate radar in 75% of organizations. Their lack of inclusion in the corporate archive is a major risk.

35. Corporate understanding of what Enterprise 2.0 is and how it could help the business has doubled in the last year with only 17% still having no idea what it is.

36. Over half of organizations consider Enterprise 2.0 to be “important” or “very important” to their business goals and success. Only 25% are actually doing anything about it, but this is up from 13% in 2008. Knowledge-sharing, collaboration and responsiveness are considered the biggest drivers. Lack of understanding, corporate culture and cost are the biggest impediments.

37. IT departments are by far the strongest users, with 68% using Enterprise 2.0. In contrast, only 6% of organizations are using it throughout the business.

38. 21% of organizations use Enterprise 2.0 for viral marketing.

39. 27% of people aged 18-30 consider Twitter is an important rapid-feedback tool for business. Only 7% of those over 45 agree.

40. 35% of our sample are using or accessing Twitter for their personal life, with 19% using it for business. 18-30’s are twice as likely to use it as over 45’s. 21% of the younger group use it during work hours.

41. Consumer-to-contributor ratio in personal use is 2 to 1, but in business use it is 50:50. Follower to followed ratio is 2 to 1.

42. 68% think that professional networking on the web is vital to career progression.

43. LinkedIn is twice as popular as Facebook for business networking, with over 50% having an account.

44. 71% agree that it’s easier to locate “knowledge” on the Web than it is to find it on internal systems.

45. 47% of 18-30s and 31% of over 45’s expect to use the same type of networking tools with business colleagues as with friends and family.

46. 40% feel it is important to have Enterprise 2.0 facilities within their ECM suite, with SharePoint TeamSites as the most likely collaboration platform.

47. Only 29% of organizations are extending their collaboration tools and project sites beyond the firewall.

48. As regards governance of usage and content, only 30% of companies have policies on blogs, forums and social networks, compared to 88% who have policies for email.

49. Whereas almost all companies would not dream of sending out un-approved press releases or web pages, less than 1 in 5 have any sign-off procedures for blogs, forums and even the company’s Wikipedia entry.

50. Despite one-in-ten organizations having had legal, staff or customer issues with blogs and social networks, only 1 in 3 have a blanket regulation absolving themselves from personal posts by staff.

51. Planned spending on Enterprise 2.0 projects in the next 12 months is up in all product areas.

The above "fast facts" are drawn from the AIIM Industry Watch research reports.  Download the original reports — all are free — all you need to do is register.

Tien valkuilen voor uw business case

Een interessant artikel deze week in de IT-Executive. Nuttig voor iedereen die zich vanuit de business bezig houdt met onder andere een Digitale Postkamer, een Digitaal Archief of een toepassing voor Geautomatiseerde Factuurverwerking.

De business case is sinds jaar en dag een belangrijk instrument om it-kosten beheersbaar te maken. Toch worden nog veel projecten te laat en boven budget opgeleverd, als het überhaupt al tot een resultaat komt. Tien tips om het anders aan te pakken.

Hoe kan het dat er zoveel mis gaat tussen opdrachtgever en dienstverlener? En waarom leren we er zo weinig van en blijft het probleem voortsudderen?
Dat laatste snappen Eric van der Wolk en Joost van Bilsen overigens nog altijd niet zo goed. Zeven jaar geleden startten zij het bedrijf Business Case Entrepreneurs, kortweg BCE.

De aanleiding: hun beider fascinatie voor het feit dat zoveel it-projecten uitlopen in tijd en geld. Je zou denken dat bedrijven leren van gemaakte fouten. Er is immers de nodige ervaring met it-projecten.
Niets lijkt echter minder waar. Daarom nogmaals tien valkuilen bij het opstellen en uitvoeren van een business case. En uiteraard tien adviezen hoe deze het beste zijn te omzeilen.

1. De business case wordt enkel en alleen gezien als een berekening van kosten en baten.
2. De business case wordt uitsluitend gebruikt voor besluitvorming.
3. Er is niemand persoonlijk verantwoordelijk voor het realiseren van het resultaat.
4. Het is niet duidelijk hoe de baten te verzilveren zijn.
5. De business case vertelt niets over de context.
6. Er klinkt te weinig ambitie in de business case door.
7. Er is een heilig geloof in de hockeystickprognose.
8. De leverancier wordt betaald voor afleveren it-systeem niet voor het behaalde resultaat.
9. Een project wordt enkel vanuit formele projectmanagement-methoden geleid.
10. Details leiden de aandacht af.

Het volledige artikel geschreven door Peter Olsthoorn is te lezen op IT-Executive.

Wie op zoek is naar een gestructureerde aanpak voor een Business Case kan ook eens kijken op www.businesscase.com.

Kosten Besparen in Accounts Payable (Deel 4)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

Deel 4. De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management

Begrippen

Capture

Capture richt zich op het vastleggen van documenten, het extraheren van belangrijke gegevens uit die documenten en het doorgeven van die gegevens aan andere systemen, zoals een ERP-pakket, een document management systeem of een workflow systeem. Veel gebruikte technieken zijn scannen, Optical Character Recignition (OCR) en Optical Mark Recognition (OMR). Maar Capture kan tegenwoordig veel meer, zoals het automatisch sorteren van poststukken op basis van documentkenmerken. Facturen worden direct als zodanig herkend. Ook de belangrijke informatie op een factuur wordt automatisch als zodanig herkend en uitgelezen. Met Multi Channel Capture kunnen documenten op een uniforme wijze worden verwerkt, ongeacht de manier (papier, email, portal) waarop ze aan de organisatie worden aangeboden.

Document Management

Document Management gaat over het centraal opslaan, ordenen, beveiligen, ontsluiten en beheren van (informatie over) ‘documenten’. De documenten zijn vaak raadpleegbaar via een webpagina, een Office- of e-mailpakket of vanuit een serverprogramma. Document Management Systemen zijn zowel voor kenniswerkers als medewerkers in de BackOffice waardevol. Zij zorgen ervoor dat bevoegde medewerkers op ieder moment en vanaf iedere locatie toegang hebben tot de juiste (versie van de) informatie. Medewerkers kunnen daardoor sneller en beter geïnformeerd werken, zowel op kantoor, bij de klant, als thuis.

Workflow Management

Workflow Management gaat over het beheersen van werkstromen, ofwel van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen. Workflow Management zorgt ervoor dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf, op inzichtelijke en efficiënte wijze van de ene afdeling naar de andere afdeling komt. Zogenaamde workflow systemen, waarin de bedrijfsprocessen zijn vastgelegd, waarborgen de juiste afhandeling van een order, factuur of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen, die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd. De status en het traject van een taak zijn daardoor op ieder moment inzichtelijk.

De voordelen

Met Document Management en Workflow kunt u het Accounts Payable proces in vrijwel alle stadia automatiseren, vanaf het digitaal vastleggen van documenten tot het betalen van facturen en het uitvoeren van procesanalyses dan wel het opstellen van audit rapportages.

Met Capture, Document Management en Workflow Management zijn de volgende verbeteringen te realiseren in uw Accounts Payable proces.

Reductie van operationele kosten

Wie overstapt van een mix van papieren en digitale documenten in combinatie met een papieren archief naar een via een webbrowser toegankelijk volledig digitaal archief bespaart veel kosten. Documenten worden gemakkelijker en sneller toegankelijk voor de medewerkers en andere belanghebbenden. Daarnaast leert de praktijk dat veel tijd en geld kan worden bespaart op het kopiëren, (intern) verzenden en terugvinden van papieren documenten. Ook kunnen leveranciersboetes voor te laat betalen worden voorkomen. De kosten van het verwerken van een factuur kunnen hierdoor gemiddeld met zo’n € 17 worden gereduceerd.

Efficiëntere processen

In een papieren situatie worden factuurdossiers handmatig verwerkt, wordt veel gewerkt met kopieën, worden fysieke dossiers rondgestuurd en besteedt een medewerker van de Financiële Administratie gemiddeld 25 procent van zijn tijd aan niet productieve activiteiten, zoals het beantwoorden van vragen, het opzoeken en raadplegen van factuurdossiers en het herstellen van fouten. Daardoor kan een medewerker gemiddeld slechts 28 facturen per uur verwerken. De overstap naar digitaal werken maakt het mogelijk gemiddeld 150 facturen per uur te verwerken.

Beter inzicht in en verantwoording over het proces

Het verkrijgen van een correct en up-to-date inzicht in het factuurproces is essentieel. U kunt hierbij denken aan het inzicht in betaaltermijnen en -kortingen, de status van individuele facturen, de prestaties van de leveranciers, en wanneer welke bedragen betaald moeten worden. Daarnaast moeten organisaties in toenemende mate en steeds sneller verantwoording kunnen afleggen over hun financiële processen. Zowel voor interne controllers als externe auditors. De intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management resulteert in een ruim 50% beter inzicht in de prestaties van het factuurproces. Dit inzicht maakt het eenvoudiger om tijdig informatie en verantwoording over het proces aan te leveren.

Dit is het vierde deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

21 april – Jaarlijkse “Alfresco Meetup”

Alfresco start binnenkort met haar jaarlijkse Alfresco Meetups. De aftrap vindt plaats op 21 april bij Inter Access in Hilversum.

Tijdens deze eendaagse events kunnen deelnemers kennismaken met de product roadmap voor de komende tijd, luisteren naar case studies, deelnemen aan technische workshops en kennis opdoen over o.a.:

• De laatste ontwikkelingen over de CMIS,
• De ervaringen van klanten met de implementatie van Alfresco Share en Alfresco WCM,
• Suggesties aandragen voor de Alfresco Product Roadmap

De events zijn bedoeld voor Alfresco Enterprise Customers, Certified Partners, actieve Community Members en Developers. U kunt zich hier aanmelden.
 

Kosten Besparen in Accounts Payable (Deel 2)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

De Factuur

De factuur is voor organisaties een essentieel document in de bedrijfsvoering. Zij vervult binnen verschillende processen diverse rollen die hieronder kort worden toegelicht.

Bewijsfunctie
De factuur heeft een bewijsfunctie van de tussen een leverancier en een afnemer gemaakte afspraken over de levering van een product of dienst. Naast deze handelsrechtelijke functie heeft de factuur ook een fiscale functie, zij geeft informatie weer die van belang is voor de berekening van omzet- en winstbelastingen. Om deze reden stelt de wetgever – en dan vooral de Belastingdienst – een aantal eisen aan de factuur en de wijze waarop een organisatie de factuur moet verwerken en bewaren. In februari zijn een aantal van deze eisen ingetrokken. Zie ook andere artikelen hierover in dit blog.

Betaalsignaal
Daarnaast fungeert de factuur als signaal dat een (deel van een) opdracht moet worden betaald. Denk aan de facturatie van omvangrijke projecten waarbij de leverancier maandelijks of bij het bereiken van bepaalde mijlpalen een deel van de vordering mag innen.

Communicatie
Tot slot speelt de factuur een rol bij de communicatie tussen onder andere leverancier en klant. Op de factuur kan extra informatie worden geplaatst die niet direct betrekking heeft op de factuur, zoals mededelingen over: de onbereikbaarheid van de financiële administratie rondom de feestdagen, veranderingen in de adres- of betaalgegevens en promoties.

Verschillende Soorten Facturen

Dé factuur bestaat niet. Leg de facturen naast elkaar van bijvoorbeeld een telecombedrijf, een handelsmaatschappij, een verzekeraar, een autoreparatiebedrijf, een tandarts, en een adviesbureau en het valt direct op dat er welliswaar overeenkomsten zijn, maar evenzeer grote verschillen. Ook zijn er verschillen binnen een categorie. Dat bemoeilijkt de correcte en snelle verwerking.

Daarnaast kunnen facturen op steeds meer manieren worden aangeboden aan een organisatie. Papier is de meest voorkomende mannier. Ook EDI wordt al enige tijd gebruikt. Met de versoepeling van de regelgeving wordt het voor een leverancier echter gemakkelijker om ook andere elektronische kanalen te gebruiken voor het versturen van facturen. Voorbeelden zijn de email (het bericht is de factuur of  de facturu is de bijlage in het bericht) en de portal. 

Ook van invloed op de verwerking is het onderscheid tussen:

Purchase Order (PO) Factuur
De ontvangen factuur is een direct gevolg van en heeft een directe relatie met een eerder bij de leverancier geplaatste opdracht.

Non-PO Factuur
Dit betreft facturen waar niet persé een opdracht tegenover staat. Het betreft vaak periodiek terugkerende facturen, al dan niet met vaste bedragen. Voorbeelden zijn tijdschriftabonnemen¬ten, parkeervergunningen, verkeers¬boetes en facturen van energie¬leveranciers.

Declaraties
Onkosten- en reisdeclaraties vormen om verschillende redenen een bijzondere groep facturen. Zo zijn declaraties doorgaans afkomstig van de eigen medewerkers en is er vaak geen opdrachtbon aanwezig. Het meest onderscheidende kenmerk is echter dat een declaratie vaak bestaat uit een verzameling facturen en bonnetjes van derden, die door de medewerker zijn betaald. Tot slot kan er sprake zijn van een voorschot waarmee de declaratie moet worden verrekend. 

Het verwerkingsproces

Het Accounts Payable proces omvat een aantal stappen. De twee belangrijkste partijen zijn de Afnemer en de Leverancier. Tezamen bepalen hoe de factuur wordt betaald. Onderstaand figuur toont het proces en de belangrijkste stappen.

Het Accounts Payable proces

Bij de afnemer – de partij die de inkomende factuur moet verwerken – zijn dit de belangrijkste activiteiten:

1. Factuur ontvangen – Een afnemer kan een factuur op verschillende manieren en in verschillende vormen in ontvangst nemen. Voorbeelden zijn papier, fax, incasso, EDI, XML en (elektronisch ondertekende) PDFs. De in ontvangstgenomen facturen worden geregistreerd en gedistribueerd.
2. Factuur inhoudelijk controleren en goedkeuren – Aan de hand van de factuurinformatie wordt de factuur gerouteerd met als doel te worden goedgekeurd. Informatie in de factuur wordt gecontroleerd met andere binnen de organisatie aanwezige gegevens, zoals informatie op de order en de pakbon. Factuurgegevens worden ingevoerd in andere systemen. Onduidelijkheden en geschillen worden opgelost via contact met de leverancier. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een creditfactuur en een nieuwe factuur.
3. Factuur financieel controleren en betalen – Aan de hand van onder andere de contract informatie en fiattering tot tekenbevoegden wordt vastgesteld of, wanneer en hoe de factuur betaald wordt. Factuurgegevens worden ingevoerd in andere systemen. Onduidelijkheden en geschillen worden opgelost via contact met de leverancier.
4. Analyseren en Rapporteren – Vanuit het lijnmanagement en (externe) controllers worden periodiek dan wel op verzoek analyses en rapportages opgesteld over de prestaties van het proces.

Dit is het tweede deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• Waarom en waar optimaliseren
• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Kosten besparen in Accounts Payable (deel 1)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

De factuur is voor organisaties een essentieel document in de bedrijfsvoering. De verwerking daarvan in het Accounts Payable proces is één van de belangrijkste ondersteunende processen in een organisatie. Helaas wordt dit proces van oudsher gekenmerkt door papier en handmatige verwerking. Dit maakt het proces kostbaar, inflexibel en moeilijk te sturen.

In een tijdperk dat zich kenmerkt door globalisering, kredietcrisis en toenemende wet- en regelgeving, zijn snelheid, flexibiliteit, kostenverlaging en risicoreductie uitgegroeid tot de belangrijkste drivers voor de bedrijfsvoering. Er is een toenemende behoefte aan oplossingen voor een betere Decision Support, snellere Reporting en Controlling en goedkopere Transaction Processing. Ook in het Accounts Payable proces.

De afgelopen jaren zijn diverse technologieën geïntroduceerd, zoals E-invoicing, Electronic Payment Processing, Document Management en Workflow Management. Deze bieden, samen met veranderde juridische kaders, uw organisatie nieuwe mogelijkheden om het Accounts Payable proces drastisch te verbeteren, en resultaten te boeken zoals een sterke kostenverlaging, betere compliance en een beter cash management. Recente onderzoeken (zie onderstaande figuur) naar het Accounts Payable proces tonen aan dat de toepassing van deze technieken loont.

Resultaat diverse onderzoeken in 2008

Wat blijkt uit de onderzoeken is dat de toepassing van Document Management (DM) en Workflow Management (WFM) resulteert in zowel een omvangrijke kostenreductie als een forse doorlooptijdverkorting. Bovendien wordt het inzicht in het proces verbeterd. Terugverdientijden van 6 tot 9 maanden zijn realistisch.

Mogelijkheden voor forse besparingen

De daadwerkelijk realiseerbare voordelen zijn natuurlijk afhankelijk van de specifieke situatie van een organisatie. 

Dit is het eerste deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cah management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• De factuur en het factuurproces
• Waarom en waar optimaliseren
• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Officiële tekst versoepeling elektronische factuur

Het Ministerie van Financiën heeft de regels rondom het gebruik van elektronische facturen versoepeld. Hieronder staat de officiele tekst.

Omzetbelasting. Administratieve en facturerings-verplichtingen

Belastingdienst/Centrum voor proces- en productontwikkeling, Sector brieven & beleidsbesluiten

Besluit van   2009, nr. CPP2009/263M

De staatssecretaris van Financiën heeft het volgende besloten.

Dit besluit vervangt en actualiseert het besluit van 19 april 2007, nr. CPP2007/308M over de administratieve verplichtingen en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting. In het besluit zijn vereenvoudigde regels voor elektronische facturen opgenomen. Daarnaast zijn de regels voor de herziening van ten onrechte gefactureerde omzetbelasting aangepast aan rechtspraak van de Hoge Raad. Het beleid over de omzetbelastinggevolgen van de levering van goederen die vallen onder het zogenoemde bodembeslag, is ingetrokken. Tenslotte zijn diverse beschrijvende onderdelen uit het besluit verwijderd.