CMIS is een specificatie die door een consortium met Microsoft, IBM, EMC, Alfresco, OpenText, SAP en Oracle is ontwikkeld om de samenwerking tussen greater conten management systemen te vereenvoudigen en een nieuwe serie van Composite Content Applications mogelijk te maken zonder dat diepgaande kennis van / integratie met de onderliggende content archieven nodig is.

Dat maakt CMIS tot een fraaie oplossing die organisaties helpt om in een hetrogene ICT omgeving optimaal te profiteren van de beschikbare informatie.

Meer weten over CMIS, bezoek dan ook:

• Original announcement of the CMIS specification and Microsoft’s involvement
• CMIS reaches the public review stage in the OASIS process
• OASIS CMIS Technical Committee

Het stemmen over de CMIS specification eindigt op 30 april en het is de verwachting dat de specificatie kort daarna als standaard wordt geratificeerd.

In de grafische interface van DigiPROOF worden de conversie workflows geconfigureerd die ad-hoc, gescheduled en programmatisch zijn op te starten. DigiPROOF is eenvoudig te koppelen aan uw scanstraat, DMS, archivering- en overige bedrijfstoepassingen. Zo kan een statusverandering van een document in het DMS resulteren in een conversie van het document. Ook kunnen gebruikers via email en watched folders documenten ter conversie aanbieden.

In een recente performance test werden met DigiPROOF ruim 400 TIFF en Image-Only documenten met in totaal 3.450 pagina’s omgezet in tekst doorzoekbare PDF/A bestanden met JBIG compressie. Tijdens de conversie werden de afzonderlijke pagina’s in een leesbare stand geroteerd (auto-rotate) en rechtgezet (deskew). Deze tijdrovende activiteiten werden in 100 minuten afgerond.

DigiPROOF kan als turn-key implementatie in uw organisatie of als bulk conversie dienst door Inter Access worden geleverd.

Inmiddels is de oplossing al verkocht aan een eerste klant om een groot archief van 400.000 single-page TIFF pagina’s te converteren naar tekst doorzoekbaar PDF/A bestanden die vervolgens worden geëxporteerd naar een Microsoft SharePoint Server 2007 systeem. Een voorloper van DigiPROOF is de afgelopen jaren al met succes geïmplementeerd bij een aantal gemeenten en ministeries.

Meer weten? Neem contact op!

Volgens Inter Access groeien de klanten van het bedrijf de komende vijf jaar toe naar een situatie waarin ze een zogenaamd Enterprise 2.0-informatielandschap nodig hebben. Dit landschap vormt het fundament van Het Nieuwe Werken, waarbij medewerkers altijd en overal toegang hebben tot voor hen relevante bedrijfsinformatie. Zij kunnen deze informatie los van tijd, plaats of apparaat delen, bewerken en presenteren. Deze ontwikkeling wordt bevestigd door analisten als Gartner.

Om Het Nieuwe Werken mogelijk te maken, is het nodig de bestaande verzuiling in diverse technologieën rondom ECM en BI te doorbreken en de kennis naar een overkoepelend niveau te brengen. Met het EIM Competence Center van Inter Access gebeurt dit voor de aanwezige kennis op de verschillende BI- en ECM-platformen. Inter Access beschikt over uitgebreide kennis op deze gebieden rond oplossingen van diverse grote softwareleveranciers, waaronder IBM, SAP, Microsoft, Oracle, Kofax en Informatica. Daarnaast is er ook expertise opgebouwd op het gebied van open source-software (Alfresco en Pentaho).

“We hebben vandaag een sterke positie in de markt op veel deelgebieden van business intelligence en content management, maar dat is niet langer genoeg”, zegt Han Dieperink, lid hoofddirectie van Inter Access. “Het Nieuwe Werken vraagt om integratie van al die gebieden en met dit unieke EIM Competence Center zijn we daar klaar voor.”

###

Over Inter Access

Met ruim zevenhonderd medewerkers in vaste dienst en tweehonderd externe professionals in Nederland en België is Inter Access al meer dan dertig jaar de IT-dienstverlener bij uitstek voor middelgrote en grotere organisaties in de publieke sector, handel, industrie en financiële dienstverlening. Inter Access biedt deze organisaties een totaalaanbod voor ontwerp, realisatie en beheer van hun applicaties en infrastructuur op basis van de nieuwe architectuurprincipes waarin flexibiliteit vooropstaat.

Met kerncompetenties rond IBM, Microsoft, Oracle, SAP en open source-technologie wordt invulling gegeven aan de visie van Inter Access over de Enterprise 2.0-informatiearchitectuur waarin de kenniswerker centraal staat en de infrastructuur volledig is losgekoppeld van de toepassing. Hiervoor ontvangt Inter Access jaar na jaar prestigieuze innovatieprijzen.

Inter Access is de IT-partner die deskundigheid en ervaring combineert met persoonlijke betrokkenheid en flexibiliteit. Zie verder www.interaccess.nl.

Voor meer informatie:

Inter Access B.V.
Suzanne Dirken
Telefoon: 035 688 84 00
E-mail: Suzanne.Dirken@interaccess.nl

Lammers van Toorenburg Benelux PR
Marije Perdon
Telefoon: 030 656 50 70
E-mail: interaccess@lvtpr.nl

Livnara Consulting is in december 2009 door Panasonic aangesteld als Panasonic Independent Imaging VAR. Deze status betekent dat Livnara Consulting beschikt over de benodigde kennis en ervaring voor de juiste advisering, implementatie en ondersteuning van Panasonic imaging oplossingen als onderdeel van document management en document conversie oplossingen aan haar (potentiële) klanten.

Hoewel Panasonic in Nederland nog niet zo bekend is als scannerproducent bieden de producten een hoge kwaliteit in combinatie met een aantrekkelijke prijs. Livnara Consulting zal de Panasonic producten combineren met die van Aquaforest, IRIS en Kofax binnen haar MKB-oplossingen voor document scanning, de digitale postkamer, geautomatiseerde factuurverwerking en PDF/A archief conversie.

Meer informatie over de Imaging producten van Panasonic vindt u op www.scanners4u.nl.

Livnara Consulting is in december 2009 door Fujitsu aangesteld als Fujitsu Qualified Imaging Reseller. Deze status betekent dat Livnara Consulting beschikt over de benodigde know-how en ervaring voor de juiste advisering, implementatie en ondersteuning van Fujitsu Scanners als onderdeel van document management oplossingen aan haar (potentiële) klanten.

De aanstelling garandeert een klant tevens dat de Fujitsu Imaging Producten worden aangeschaft bij een Nederlandse Fujitsu Authorized Distributor. Dat is belangrijk voor garantie en support.

Fujitsu behoort in Nederland al jarenlang tot de top van de scanner leveranciers, en levert met een uitstekende prijs/kwaliteit verhouding voor zowel thuis-kantoren, kleine- en middelgrote organisaties als organisaties die dagelijks vele tienduizenden documenten digitaliseren.

Livnara Consulting zal de Fujitsu producten combineren met die van Aquaforest, IRIS en Kofax binnen haar MKB-oplossingen voor document scanning, de digitale postkamer, geautomatiseerde factuurverwerking en PDF/A archief conversie.

Zoekt u een Fujitsu scanner? Kijk dan op www.scanners4u.nl.

De winnaars uit elk land ontvangen een gratis fi-6800 scanner ter vervanging van hun oude model.

Bekend vanwege hun duurzaamheid, kan het daarbij om de volgende voorgaande modellen gaan:
• M3099 A/G
• M3099EH/GH/EX/GX
• M4099D
• fi-4990C / fi-4860C
• fi-4860C2

Deze wedstrijd is gestart om de lancering te vieren van de nieuwe fi-6800 scanner van PFU Limited, de best presterende A3 document scanner binnen zijn prijsklasse. Het apparaat ondersteunt nieuwe, automatische functies die de bedieningstaken van de scanner eenvoudig, snel en energiezuinig maken. Dankzij de nauwkeurige hoge-snelheid scans zullen bedrijven hun arbeidsproductiviteit met sprongen vooruit zien gaan.
De fi-6800 behaalt tevens ongelooflijk snelle scansnelheden van 130ppm (pages per minute) en 260ipm (images per minute). Daarnaast kunnen gebruikers A3 en A4 landscape formaat kleurenscans maken, zelfs vanuit zittende positie. De scanner heeft een compleet nieuwe, compacte vormgeving.
Hierin zijn de nieuwste technologische snufjes op het gebied van papierdoorvoer verwerkt die u keer op keer verzekeren van probleemloze, optimaal presterende resultaten.
De wedstrijd duurt tot Valentijnsdag, 14 februari 2010. PFU Limited zal contact opnemen met de winnaars in elk land en samen met de winnaar onderzoek uitvoeren. De resultaten van dit onderzoek zullen online en in print worden gepubliceerd. Bij de registratie van de scanners , aanvaard de deelnemer de deelname aan deze casestudy.

En valt u niet in de prijzen? Dan kunt u een nieuwe scanner bestellen op www.scanners4u.nl. Vergeet in dit geval niet uw kortingbon aan te vragen!

Op Microsoft.com/2010 noemt Microsoft het de ‘next wave’ in productivity, wellicht een sneer naar ‘Google Wave’ dat zo veel aandacht krijgt maar nog niet goed af is.
Een filmpje plus top-10 van de grote veranderingen moeten de vroege gebruiker over de streep trekken voor Office 2010. Hetzelfde laken een pak voor SharePoint 2010. Hier de downloadpagina.

1. Veel goedkopere opslag. Exchange 2007 introduceerde een nieuw new storage model, waar de email server de direct-attached storage kon beheren. Exchange 2010 breidt die functionaliteit uit. Exchange 2010 resulteerde bij een bèta klant in 30% lagere opslagkosten met een gelijktijdige negen-voudige toename van de bruikbare schijfruimte.Dit voordeel komt door het gebruik van goedkope direct-attached storage in storage area netwerken.
2. Ondersteuning van veel grotere mailboxen. De meeste organisaties staan een mailboxgrootte toe van 100-250 MB. Opslagkosten, te kleine nachtelijke back-up periode en een moeilijke eDiscovery maken een grotere mailbox-omvang lastig. Exchange 2010 heeft een veel snellere  I/O (Microsoft spreekt van 15 keer sneller dan Exchange 2003) en een verbeterd storage management. Dat maakt een mailboxomvang van 1-2 GB haalbaar.
3. Cloud of on-premises: de klant beslist. Exchange 2010 is van nature multi-tenant, zodat de toepassing ook in een cloud valt te draaien. Met één enkele beheer console kunnen organisaties bepaalde mail boxen on-premises draaien en anderen juist in de cloud. Met de toenemende concurrentie voor cloud-gebaseerde email, komt de prijs van een  Exchange 2010 mailbox in de cloud in de buurt van de $5.
4. High-availability & archiving functies. Microsoft heeft in Exchange 2010 een aantal functies opgenomen die tot heden de inzet van producten van derden vereiste. Site-level replicatie en basic archiving zullen voor een aantal klanten de inzet van add-on producten overbodig maken.
5. Ondersteuning voor drie verschillende browsers. Niet iedereen gebruikt Outlook en zelfs Outlook gebruikers gebruiken af te toe een browser om hun mailbox te benaderen. Met Exchange 2010 maakt Microsoft haar belofte waar om  rijke Internet applicaties in meerdere browsers te ondersteunen. Net als voor de Office 2010 Web applicaties ondersteunt Exchange 2010 Internet Explorer, Firefox en Safari.

Zover de voordelen volgens Ted Schadler. Maar ieder voordeel heeft ook een potentieel nadeel dan wel roept vragen op die een antwoord behoeven voordat een keuze wordt gemaakt:

• De mogelijkheid voor grotere lokale mailboxen maakt het voor een organisatie mogelijk om de besluitvorming over email archiving, eDiscovery en de inpassing van email in een Enterprise Content Management strategie nog even voor zich uit te schuiven.
• Wie is de eigenaar van mailboxen in de cloud? En hoe is de toegang voor derden – inclusief veiligheidsdiensten – geregeld als de aanbieder van de dienst zich in het buitenland bevindt of in zijn land van herkomst moet meewerken aan onderzoeken?
• De cloud zorgt vaak voor een hoge beschikbaarheid. Maar hoe worden door de eigen back-ups gemaakt van mailboxen in de cloud? Bijvoorbeeld als men een mailbox uit de cloud wil halen of een contract wil beëindigen?

Zo langzamerhand wordt de wereld voorbereid op de komst van SharePoint 2010 en Office 2010. Wie geïnteresseerd is in meer informatie over deze producten kan de volgende sites en blogs raadplegen.

Officiële Microsoft SharePoint Server 2010 (beta) sites

• SharePoint 2010 Feature Overview from SharePoint Team Blog
• SharePoint 2010 Overview and Demos
• MSDN Library – SharePoint 2010
• SharePoint 2010 Developer Center
• SharePoint 2010 MSDN Forums

SharePoint Server 2010 Blogs

• SharePoint Team Blog
• SharePoint Enterprise Social Computing Blog
• Business Connectivity Services (BCS – formerly BDC) Team Blog
• SharePoint BI Blog
• SharePoint Enterprise Search Blog
• SharePoint Content Management (ECM) Team Blog
• Records Management Team Blog
• Office Web Applications
• PerformancePoint Services
• Unified Communications Blog

Office 2010 Client App Blogs

• Office 2010 Blog
• Outlook Team Blog
• Word Team Blog
• Excel Team Blog
• PowerPoint Team Blog
• SharePoint Designer Team Blog
• SharePoint Workspace Team Blog
• InfoPath Team Blog
• Access Team Blog
• Project Team Blog
• Visio Team Blog

Veel leesplezier.

Met dank aan de AIIM. En een lidmaatschap daarvan kan ik iedere ECM-geïnteresseerde aanraden. Net als de AIIM trainingen trouwens!

The following "fast facts" are drawn from the AIIM Industry Watch research reports.  Download the original reports — all are free — all you need to do is register.

1. The volume of paper records is still increasing steadily in 56% of organizations, but in 22% it is at last showing signs of decreasing. Meanwhile the volume of electronic records is “increasing rapidly” for 70%, and unsurprisingly, is not decreasing for any.

2. Half of organizations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping

3. But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records.

4. Electronic records are more than twice as likely to be described as “Unmanaged” than paper records.

5. 71% of organizations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.

6. For 25% of organizations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.

7. There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records.

8. 13% of organizations are using dedicated e-discovery tools and a further 22% are planning to do so. 42% are utilizing their ECM/ERM suites for e-discovery and 12% are using Enterprise Search.

9. Of those organizations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.

10. 38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records.

11. 31% of organizations have 20 or more content repositories that could usefully be linked, with email as the highest priority content.

12. 35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.

13. Half of organizations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud.

14. Two thirds of organizations store a significant proportion of their records in native formats such as Word and Excel, although a third plan to converge to PDF-A over the next 3 years.

15. Over 70% of organizations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.

16. Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.

17. On average, our respondents spend more than an hour and a half per day processing their emails, with one in five spending three or more hours of their day.

18. Over half have hand-held access by phones, Blackberries and PDAs. Two-thirds process work-related emails out of office hours with 28% confessing to doing so “after work, on weekends and during vacations”.

19. “Sheer overload” is reported as the biggest problem with email as a business tool, followed closely by “Finding and recovering past emails” and “Keeping track of actions”.

20. Email archiving, legal discovery, findability and storage volumes are the biggest current concerns within organizations, with security and spam now considered less of a concern by our respondents.

21. Over half of respondents are “not confident” or only “slightly confident” that emails related to documenting commitments and obligations made by staff are recorded, complete, and retrievable.

22. Only 10% of organizations have completed an enterprise-wide email management initiative, with 20% currently rolling out a project. Even in larger organizations, 17% have no plans to, although the remaining 29% are planning to start sometime in the next 2 years.

23. Some 45% of organizations (including the largest ones) do not have a policy on Outlook “Archive settings” so most users will likely create .pst archive files on local drives.

24. Only 19% of those surveyed capture important emails to a dedicated email management system or to a general purpose ECM system. 18% print emails and file as paper, and a worrying 45% file in nonshared personal Outlook folders.

25. A third of organizations have no policy to deal with legal discovery, 40% would likely have to search back-up tapes, and 23% feel they would have gaps from deleted emails. Only 16% have retention policies that would justify deleted emails.

26. Overall, respondents plan to spend more on Email Management software in 2009 than 2008.

27. Compared to recent years, cost saving has taken a clear lead over compliance as the main business driver for investments in document and records management.

28. Email is still out of control, with 55% of organizations having little or no confidence that important emails are recorded, complete and retrievable.

29. 28% of organizations would take more than a month to produce documents for a legal discovery process.

30. There is still a wide disparity in how organizations view SharePoint relative to their overall content management needs and strategies. In 29% of organizations, SharePoint is working in competition with, or in parallel with existing ECM, Document Management (DM) or Records Management (RM) suites, compared to 16% where it is integrated with existing suites and 12% where it is considered to be the only ECM suite. The remainder use SharePoint to “fill in some functions”.

31. Records managers are often being left out of the equation. In 36% of large organizations, IT is managing the SharePoint roll out with no input from the Records Management Department. A further 14% admit that no one is in charge and it’s completely out-of-control.

32. The single ECM system concept is still alive in 35% of organizations, whereas 33% plan to use a single sign-on portal to link together multiple repositories – SharePoint being the most popular tool for doing so – with 9% stating they will use Enterprise Search to solve this problem.

33. Licence sales in the main areas of DM and RM are set to hold steady in 2009, with falls likely in scanner hardware, non-vendor consulting services and, surprisingly, outsourcing and bureau services.

34. As regards management of content types, SMS/text messages, blogs and wikis are largely off the corporate radar in 75% of organizations. Their lack of inclusion in the corporate archive is a major risk.

35. Corporate understanding of what Enterprise 2.0 is and how it could help the business has doubled in the last year with only 17% still having no idea what it is.

36. Over half of organizations consider Enterprise 2.0 to be “important” or “very important” to their business goals and success. Only 25% are actually doing anything about it, but this is up from 13% in 2008. Knowledge-sharing, collaboration and responsiveness are considered the biggest drivers. Lack of understanding, corporate culture and cost are the biggest impediments.

37. IT departments are by far the strongest users, with 68% using Enterprise 2.0. In contrast, only 6% of organizations are using it throughout the business.

38. 21% of organizations use Enterprise 2.0 for viral marketing.

39. 27% of people aged 18-30 consider Twitter is an important rapid-feedback tool for business. Only 7% of those over 45 agree.

40. 35% of our sample are using or accessing Twitter for their personal life, with 19% using it for business. 18-30’s are twice as likely to use it as over 45’s. 21% of the younger group use it during work hours.

41. Consumer-to-contributor ratio in personal use is 2 to 1, but in business use it is 50:50. Follower to followed ratio is 2 to 1.

42. 68% think that professional networking on the web is vital to career progression.

43. LinkedIn is twice as popular as Facebook for business networking, with over 50% having an account.

44. 71% agree that it’s easier to locate “knowledge” on the Web than it is to find it on internal systems.

45. 47% of 18-30s and 31% of over 45’s expect to use the same type of networking tools with business colleagues as with friends and family.

46. 40% feel it is important to have Enterprise 2.0 facilities within their ECM suite, with SharePoint TeamSites as the most likely collaboration platform.

47. Only 29% of organizations are extending their collaboration tools and project sites beyond the firewall.

48. As regards governance of usage and content, only 30% of companies have policies on blogs, forums and social networks, compared to 88% who have policies for email.

49. Whereas almost all companies would not dream of sending out un-approved press releases or web pages, less than 1 in 5 have any sign-off procedures for blogs, forums and even the company’s Wikipedia entry.

50. Despite one-in-ten organizations having had legal, staff or customer issues with blogs and social networks, only 1 in 3 have a blanket regulation absolving themselves from personal posts by staff.

51. Planned spending on Enterprise 2.0 projects in the next 12 months is up in all product areas.

The above "fast facts" are drawn from the AIIM Industry Watch research reports.  Download the original reports — all are free — all you need to do is register.