Kosten Besparen in Accounts Payable (Deel 5)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

Deel 5 – Van Achterblijver naar Koploper

Om te profiteren van de voordelen van Document Management en Workflow – het verwerken van inkomende facturen – is het raadzaam eerst een QuickScan uit te voeren. Belangrijk is ook om de technologieën gefaseerd te introduceren. Er zijn twee hoofdroutes:

• Taakautomatisering  – De automatisering van taken binnen uw eigen organisatie levert het snelst en/of de meeste resultaten op. In een later stadium komen de activiteiten aan bod waarbij er meer met de leveranciers moet worden samengewerkt.
• Communicatie - De grootste winst zit in de communicatie met de leveranciers, zowel bij de geschiloplossing als bij het verwerken van facturen die via verschillende kanalen worden aangeboden.

Meer dan Technologie

Het blijvend succesvol optimaliseren van het factuurverwerkingsproces vraagt om meer dan de introductie van een aantal geavanceerde technische hulpmiddelen. Het is verstandig om bij de implementatie niet alleen rekening te houden met het primaire proces maar ook met de aspecten uit het COPAFITH model:

• Communicatie
• Organisatie
• Personeel
• Administratieve organisatie
• Financiën
• Informatievoorziening
• Technologie
• Huisvesting

QuickScan

De QuickScan bepaalt de kosten en knelpunten van het proces, de potentiële opbrengsten van de verschil¬lende verbeteringen en de optimale implementatiestrategie met de route, die de snelste en de grootste verbeteringen oplevert.

Gefaseerde aanpak

Deze gefaseerde aanpak biedt een aantal voordelen.

• Hogere gebruikersacceptatie door de introductie van kleinschalige, overzichtelijke en snel opneembare veranderingen.
• Betere onderbouwing van besluitvorming over de wenselijkheid, haalbaarheid en de prioriteit van de verbeterpunten.
• Sneller introduceren van zichtbare veranderingen en profiteren van tastbare resultaten.
• Beter gebruik maken van (de beschikbare capaciteit aan) interne resources tijdens de implementatie.
• Welke Capture, Document Management en Workflow Management technieken in welk tempo geïntroduceerd dienen te worden is sterk afhankelijk van een aantal factoren, zoals de omvang van de Accounts Payable proces, de kenmerken van de factuurstroom, het aanpassingsvermogen van de organisatie en leveranciers, uw huidige situatie en ambitie, en de beschikbare financiële middelen van uw organisatie.

In de volgende paragrafen worden de verschillende stappen voor het stapsgewijs verbeteren van het Accounts Payable proces kort beschreven. Een implementatiescenario wordt natuurlijk toegesneden op de specifieke situatie van uw organisatie. Zo kunnen in het verbeterproces ook stappen worden opgenomen die zich richten op de introductie van andere technieken, zoals e-invoicing, elektronische betaalsystemen en supply chain financiering.

Digitaal Archief met Digitale Routering

Deze fase heeft tot doel de medewerkers op ieder moment en vanaf iedere locatie toegang te geven tot de factuurdossiers en hen een real time inzicht te geven in de status van een factuur en van het proces.

Alle factuur gerelateerde documenten – zoals facturen, credit facturen, pakbonnen, bestellingen en gerelateerde (e-mail) correspondentie – worden in een centraal digitaal archief opgeslagen en zijn snel en op ieder moment op te vragen door de medewerkers, waar zij zich ook bevinden.

De documenten kunnen op verschillende manieren aan het digitaal archief worden toegevoegd. Papieren documenten worden gedigitaliseerd met een scanner en reeds digitale documenten, zoals fax, email en tekstverwerker-documenten, kunnen worden geïmporteerd vanuit e-mail of Officepakketten die aan het archief worden toegevoegd.

De documenten worden (veelal) handmatig van registratiekenmerken voorzien, zodat ze voor verwerking kunnen worden toegewezen en later met een simpele zoekopdracht weer snel kunnen worden teruggevonden in het digitale archief.

De documenten worden vervolgens toegewezen aan de behandelaars. Dit kan handmatig door een werkverdeler of automatisch door een werkproces. De (volgorde van de) uit te voeren taken worden bepaald door de registratiekenmerken van het document, de beslissingen van de werkverdeler en de beslissingen die tijdens de workflow worden genomen.

Via notificatie en escalatie worden medewerkers gewaarschuwd over nieuwe werkitems en wordt zorg gedragen voor een tijdige verwerking van een document.

Bij het uitvoeren van de workflow worden handmatig en automatisch belangrijke gegevens over het factuurverwerkingsproces verzameld. Deze statistieken geven inzicht in de prestaties van het proces, de kwaliteit van de factuurinformatie en leveranciers. Deze informatie kan worden gebruikt voor het afleggen van verantwoording over het proces en het bepalen van de knelpunten en de verbeterstappen.

Een gebruiker kan vanaf zijn werkplek de voor hem belangrijke informatie eenvoudig terugvinden. Via het openen van een werkitem, het bladeren door een mappenstructuur, of het plaatsen van een zoekopdracht krijgt de medewerker snel toegang tot de benodigde informatie. Het belang van deze eerste stap moet niet worden onderschat, want hier wordt het fundament gelegd voor de volgende stappen.

Voordelen

• Facturen raken niet meer zoek.
• Sneller werken, doordat documenten op ieder moment en vanaf iedere locatie toegankelijk zijn.
• Voldoen aan wet- en regelgeving, door het afhandelen van facturen via vooraf vastgestelde workflows met notificaties en escalaties.
• Beter Cash Management door het profiteren van betalingskortingen en het voorkomen van betalingsboetes.
• Beter inzicht in de prestaties en knelpunten van het proces door het automatisch verzamelen van proces­statistieken.
• Sneller en goedkoper de probleem­facturen oplossen en direct vragen beantwoorden van controllers en leveranciers.
• Kennis maken met digitaal werken. Verbeterpunten signaleren voor de volgende fasen.

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 7,70.

Automatische Herkenning en Automatische Gegevensinvoer

Deze fase heeft tot doel de factuurgegevens zo snel, efficiënt en foutloos mogelijk te verwerken, te integreren met de financiële applicatie(s) en vroegtijdig mogelijke problemen te detecteren en daar actie op te ondernemen.

Nadat er voldoende ervaring is opgedaan met het werken met digitale documenten, wordt een tweede verbeterpunt in het factuurverwerkingsproces aangepakt: het tijdrovende controleren van foutgevoelige informatie en het handmatig invoeren van gegevens in de postregistratie en het financiële pakket. In geval van outsourcing kan het openstellen van een financieel systeem beveiligingsrisico’s met zich meebrengen.

In deze stap worden facturen automatisch gesorteerd, facturengegevens automatisch geëxtraheerd, registratiekenmerken waar mogelijk automatisch vastgelegd en gevalideerd.

Deze gegevens kunnen vervolgens doorgegeven worden aan andere applicaties ter verificatie, PO matching, goedkeuring en betaling.

Factuuropbouw

De overheid stelt een aantal eisen aan een factuur. Deze betreffen o.a. de informatie, die in een factuur opgenomen moet zijn. Deze verplichte informatie kan worden gebruikt voor uniforme registratie van facturen. Daarnaast kan een factuur worden opgedeeld in:

• Kop- en voetgegevens – Dit deel bevat informatie over de factuur, de betaling, de leverancier en de afnemer. De informatie heeft vaak een eenvoudige structuur.
• Factuurregels – Dit deel bevat gedetailleerde informatie over de geleverde producten en diensten gefactureerde producten.
• Overige informatie – Dit betreft doorgaans algemene informatie, zoals adreswijzigingen en de bereik­baarheid rondom de feestdagen.

Iedere organisatie heeft andere kenmerken als het gaat om bijvoorbeeld de hoeveelheid inkomende facturen, het aantal leveranciers, de afspraken over digitale aanlevering van facturen en de opbouw van de aangeleverde facturen.

De hedendaagse technieken voor het classificeren en herkennen van documenten en gegevensvelden maken een geavanceerde en bijna volledig geautomatiseerde oplossing mogelijk. Inter Access brengt uw behoeften, randvoorwaarden en de mogelijkheden samen en bepaalt gezamenlijk met u wat de optimale automatiseringsvorm voor deze stap is. Zo kan er een onderscheid gemaakt worden tussen het geautomatiseerd verwerken van de kop-, voet- en overige gegevens en een het geautomatiseerd verwerken van de individuele factuurregels. De tweede substap is complexer, en vraagt de inzet van geavanceerdere en doorgaans hogere investeringen.

Verwerken van kop-, voet- en overige gegevens

Veel van de kop-, voet- en overige gegevens hebben, onafhankelijk van de leverancier, een vaste plek op de factuur en hebben een eenvoudige structuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bankrekeningnummer, een BTW-nummer of een factuurnummer.

De classificatie en herkenningstechnologie zijn tegenwoordig dermate geavanceerd dat met een hoge mate van betrouwbaarheid facturen correct te sorteren zijn en gegevens daarvan correct uit te lezen zijn. Deze werkwijze bespaart veel tijd van uw medewerkers en zorgt bovendien voor een betere kwaliteit van de ingevoerde gegevens. Het is verstandig om tijdens deze stap direct een validatie uit te voeren van de uitgelezen gegevens met de gegevens die al binnen de organisatie aanwezig zijn.

Bij het uitlezen van een bankrekeningnummer kan het uitgelezen nummer direct en automatisch worden vergeleken met het bankrekeningnummer van de leveranciers in uw financiële systeem. Klopt het nummer niet, dan is er een fout gemaakt bij het uitlezen, heeft een leverancier een nieuw bankrekeningnummer of komt de leverancier niet voor in het leveranciersbestand. De betreffende factuur kan dan apart worden gezet voor nadere inspectie.

De automatische validatie kan ook worden gebruikt om meerdere velden in samenhang te vergelijken en zelfs om automatisch registratiekenmerken aan te vullen. In dit geval worden bijvoorbeeld het uitgelezen bankrekeningnummer en het uitgelezen BTW-nummer vergeleken met de waarden in de leverancierstabel van het financiële pakket. Komen de waarden overeen, dan worden automatisch andere gegevens uit de leverancierstabel opgehaald en gebruikt als registratiegegevens. Dit levert een verdere reductie op van handmatige gegevens invoer en de datakwaliteit wordt verhoogd. Ook kunnen een ordernummer en een totaal factuur bedrag worden vergeleken met de gegevens in de ordertabel.

Verwerken van factuurregels

De bulk van de in te voeren factuurgegevens betreft de factuurregels. Een geautomatiseerde verwerking kan resulteren in omvangrijke voordelen. Zeker indien gebruik wordt gemaakt 2-, 3-, of 4 way matching.

“Kan”, want het realiseren van deze voordelen is niet voor iedere organisatie even vanzelfsprekend. Gemiddeld kan slechts 55% van de facturen automatisch worden gematched met informatie in het financiële pakket. Dit komt door de complexiteit van deze factuurregels en de verwerking daarvan.

Deze complexiteit kent een aantal oorzaken:

• De opmaak van een factuurregel verschilt per leverancier. Zo komen de volgende verschillen per factuurregel voor: het aantal kolommen; de formattering van afzonderlijke velden, het aantal gebruikte fysieke regels. Bovendien kan de plaats waar BTW en korting worden berekend verschillen.
• De verwerking van factuurregels is complexer, door de samenhang tussen de afzonderlijke velden op een individuele factuurregel. Bovendien kunnen er afwijkingen zijn tussen de door de leverancier gebruikte beeldformaten en de veldformaten in het eigen financiële pakket. Dit maakt de koppeling tussen DMS en het financieel pakket complexer.
• Bij het doorgeven van factuurregels aan het financiële pakket moet een relatie worden gelegd tussen de factuurregels en het ordernummer. Dit levert problemen op indien het ordernummer ontbreekt, er creditfacturen verwerkt moeten worden, of indien sprake is van verzamelfacturen dan wel facturen voor deelleveringen.

Daarnaast is invoeren van factuurgegevens door een leverancier net als het uitlezen van gegevens van een papieren factuur geen volledig foutloos proces.

Als er een vuistregel kan worden gesteld dat hoe groter het aantal te verwerken facturen is en hoe geringer de variatie is tussen de factuuropbouw van de leveranciers des te hoger het rendement is op een investering in de geautomatiseerde verwerking van factuurregels.

Kortom, een goede haalbaarheidsanalyse is vereist.

Voordelen

• Snellere registratie van factuur­gegevens met een minimum aan handmatige gegevensinvoer.
• Hogere kwaliteit van de gegevens in het financiële pakket.
• Efficiënter werken, doordat facturen sneller aan een behandelaar worden toegewezen.
• Automatische detectie van probleem­facturen inclusief hun foutsoort(en).
• Beter inzicht in de factuurkwaliteit van de individuele leveranciers.
• Betere beveiliging van financiële gegevens.
• Sneller inzicht in de (verwachte) financiële positie door het automatisch verzamelen van proces­statistieken.

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 2,31.

Geautomatiseerde Geschiloplossing

Deze fase heeft tot doel de kosten van de tijdrovende beantwoording van vragen en het oplossen van geschillen en de daaraan bestede tijd te minimaliseren.

Onderzoek door onder andere Kofax heeft aangetoond dat ongeveer twintig procent van de facturen nader onderzoek vereist. Bovendien neemt tien tot vijftien procent van de leveranciers contact op met de klant met de eenvoudige vragen over de factuur. De afhandeling hiervan kost zo’n 26 tot 41 procent van de tijd van de financiële administratie. Het beantwoorden van een leveranciersvraag kost gemiddeld € 8,-. De gemiddelde kosten voor het afhandelen van een factuurgeschil bedragen meer dan € 75,-.

Dit betekent dat er veel te besparen valt in de kosten van communicatie tussen uw organisatie en de betreffende leverancier. Deze stap richt zich op het verbeteren van de communicatie met de leverancier. Tijdens de stappen één en twee wordt al informatie verzameld die u informeert over de omvang van het probleem en de factuurkwaliteit van de individuele leveranciers.

De meeste Document Management Systemen beschikken standaard over een webinterface. Deze kan – bij een goede inrichting van de toegangsbeveiliging – worden gebruikt om de afzonderlijke leveranciers toegang te geven tot hun factuurdossiers. Doordat de medewerkers van de leverancier nu op hetzelfde moment toegang hebben tot alle relevante documenten, zoals de medewerkers binnen uw eigen organisatie, kan direct het probleem worden besproken en snel tot actie worden overgegaan om het geschil op te lossen.

Door de leveranciers in het proces te betrekken kan een verdere verbeterslag worden gemaakt. Hiervoor zijn twee varianten:

• Notificatie – Zodra een medewerker aangeeft dat de organisatie het niet eens is met een (onderdeel van een) factuur wordt dit automatisch per email gecommuniceerd. De email bevat (een referentie naar) het geschildocument en informatie over de aard van het geschil en de voorgestelde oplossing. Andere notificaties kunnen worden verstuurd bij het bereiken van mijlpalen in de factuurafhandeling, zoals goedkeuring, herinneringen, verwachte betaaldatum en daadwerkelijke betaaldatum.
• Integratie – Deze variant bouwt voort op die van de notificatie. De leverancier wordt nu een actieve participant in de proces, in de workflow zijn stappen opgenomen, die door hem moeten worden uitgevoerd. De leverancier beschikt bovendien over een eigen workflow postbakje. Deze variant vereist een nauwere samenwerking met de leverancier, maar biedt wel meer voordelen.

Eisen van de wetgever

De Nederlandse wetgever stelt vanuit het oogpunt van controle een aantal eisen aan het geautomatiseerd verwerken van inkomende facturen. Deze eisen betreffen zowel de gegevens als het proces. Indien uw organisatie zaken doet met buitenlandse leveranciers, dan kan ook de wet- en regelgeving in de betreffende landen van belang zijn.

Voordelen

• Snellere en efficiëntere oplossing van probleemfacturen.
• Minder tijd kwijt aan het beantwoorden van leveranciers­vragen over de (status van) facturen.
• Beter profiteren van betalings­kortingen.
• Verbetering van de relatie met de leveranciers.
• Automatische detectie van probleem­facturen inclusief hun foutsoort(en).

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 5,00.

MultiChannel Factuurverwerking

Met de realisatie van deze fase gaat een organisatie profiteren van de lagere verwerkingskosten van elektronische – via email of portal – aangeleverde facturen.

De vorige stappen waren gericht op het verwerken van papieren facturen en gerelateerde documenten. Onderzoek in 2008 door de Aberdeen Group heeft aangetoond dat het verwerken van een elektronisch aangeleverde factuur ongeveer de helft kost van het verwerken van een op papier aangeleverde factuur.

De hogere kwaliteit van de aangeleverde gegevens en de lagere verwerkingskosten maken het afhandelen van, via fax, email of portal, aangeleverde elektronisch facturen interessant.

Naast het kostbare EDI zijn er inmiddels andere technieken en standaarden die de toepasbaarheid van e-invoicing aanzienlijk hebben verruimt. Daarnaast biedt de veranderende (EU) wetgeving meer ruimte voor het versturen van elektronische facturen. Recentelijk heeft de Belastingdienst de eisen voor het werken met elektronische facturen aanmerkelijk versoepeld. Te verwachten valt dat elektronisch factureren dan ook een sterke stijging zal laten zien.

Met onder andere de 80/20-regel en een analyse van de facturen kan worden bepaald met welke leveranciers het best kan worden samengewerkt bij de introductie van elektronisch aangeleverde facturen.

Er zijn een aantal modellen voor het verwerken van elektronisch aangeleverde facturen. In ieder van deze modellen is een goede afstemming met de leverancier nodig. Deze afstemming omvat een aantal aspecten.

Voorbeelden zijn het versturen van documenten die zijn voorzien van een elektronische handtekening en het inrichten van een portal, waar leveranciers factuurinformatie kunnen uploaden die vervolgens (automatisch) in het factuurverwerkingsysteem van de opdrachtgever worden geïmporteerd.

Doordat e-invoicing ook voor de leverancier een aantal voordelen heeft, zoals lagere verzendkosten en snellere betaling, kan ook de verdeling van de kosten ter sprake komen in het overleg met de leveranciers.

Voordelen

• Snellere en efficiëntere afhandeling van facturen.
• Minder tijd kwijt aan het handmatig invoeren of herstellen van factuurgegevens.
• Verbetering van de relatie met de leveranciers.
• Hogere transparantie van het proces.

Geschatte kostenverlaging per factuur: € 2,31.

En daarna?

De invoering van geautomatiseerde factuurverwerking conform het gepresenteerde stappenplan levert een aantal substantiële bijdragen aan het optimaliseren van de bedrijfsvoering:

• Kosten worden verlaagd en de afhandeling wordt versneld.
• Het factuurproces wordt inzichtelijk en voldoet aantoonbaar aan wet- en regelgeving.
• Het cash management van de organisatie verbetert.

De invoering van de laatste stap in het stappenplan betekent echter niet dat de kosten van de factuurverwerking niet verder kunnen worden verlaagd en dat er verder geen voordelen meer zijn te behalen.

Capture, Document Management en Workflow zijn breed inzetbaar. De inzet voor meerdere toepassingen resulteert in een lagere kostentoewijzing aan het Accounts Payable proces.

De Capture, Document Management en Workflow oplossing is inzetbaar voor bijvoorbeeld:

• Het optimaliseren van andere onderdelen van de Procurement to Payment cyclus, zoals het document intensieve Contract Management proces.
• Het inrichten van een Shared Service Center waarbij andere bedrijfsonderdelen hun facturen ook (deels) gaan werken met de geïmplementeerde oplossing.
• Het inrichten van een Digitale Postkamer en Correspondentie Archief, zodat alle inkomende en uitgaande poststukken snel en veilig op de werkplek kunnen worden bezorgd en op ieder moment en vanaf iedere locatie kunnen worden geraadpleegd en verwerkt.

Dit is het vijfde deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• En dan de eerste stap …

Wilt u de blogs over “Kosten Besparen in Accounts Payable” nog eens op uw gemak doorlezen? Dan kunt u de whitepaper hier downloaden.

Kosten Besparen in Accounts Payable (Deel 4)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

Deel 4. De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management

Begrippen

Capture

Capture richt zich op het vastleggen van documenten, het extraheren van belangrijke gegevens uit die documenten en het doorgeven van die gegevens aan andere systemen, zoals een ERP-pakket, een document management systeem of een workflow systeem. Veel gebruikte technieken zijn scannen, Optical Character Recignition (OCR) en Optical Mark Recognition (OMR). Maar Capture kan tegenwoordig veel meer, zoals het automatisch sorteren van poststukken op basis van documentkenmerken. Facturen worden direct als zodanig herkend. Ook de belangrijke informatie op een factuur wordt automatisch als zodanig herkend en uitgelezen. Met Multi Channel Capture kunnen documenten op een uniforme wijze worden verwerkt, ongeacht de manier (papier, email, portal) waarop ze aan de organisatie worden aangeboden.

Document Management

Document Management gaat over het centraal opslaan, ordenen, beveiligen, ontsluiten en beheren van (informatie over) ‘documenten’. De documenten zijn vaak raadpleegbaar via een webpagina, een Office- of e-mailpakket of vanuit een serverprogramma. Document Management Systemen zijn zowel voor kenniswerkers als medewerkers in de BackOffice waardevol. Zij zorgen ervoor dat bevoegde medewerkers op ieder moment en vanaf iedere locatie toegang hebben tot de juiste (versie van de) informatie. Medewerkers kunnen daardoor sneller en beter geïnformeerd werken, zowel op kantoor, bij de klant, als thuis.

Workflow Management

Workflow Management gaat over het beheersen van werkstromen, ofwel van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen. Workflow Management zorgt ervoor dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf, op inzichtelijke en efficiënte wijze van de ene afdeling naar de andere afdeling komt. Zogenaamde workflow systemen, waarin de bedrijfsprocessen zijn vastgelegd, waarborgen de juiste afhandeling van een order, factuur of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen, die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd. De status en het traject van een taak zijn daardoor op ieder moment inzichtelijk.

De voordelen

Met Document Management en Workflow kunt u het Accounts Payable proces in vrijwel alle stadia automatiseren, vanaf het digitaal vastleggen van documenten tot het betalen van facturen en het uitvoeren van procesanalyses dan wel het opstellen van audit rapportages.

Met Capture, Document Management en Workflow Management zijn de volgende verbeteringen te realiseren in uw Accounts Payable proces.

Reductie van operationele kosten

Wie overstapt van een mix van papieren en digitale documenten in combinatie met een papieren archief naar een via een webbrowser toegankelijk volledig digitaal archief bespaart veel kosten. Documenten worden gemakkelijker en sneller toegankelijk voor de medewerkers en andere belanghebbenden. Daarnaast leert de praktijk dat veel tijd en geld kan worden bespaart op het kopiëren, (intern) verzenden en terugvinden van papieren documenten. Ook kunnen leveranciersboetes voor te laat betalen worden voorkomen. De kosten van het verwerken van een factuur kunnen hierdoor gemiddeld met zo’n € 17 worden gereduceerd.

Efficiëntere processen

In een papieren situatie worden factuurdossiers handmatig verwerkt, wordt veel gewerkt met kopieën, worden fysieke dossiers rondgestuurd en besteedt een medewerker van de Financiële Administratie gemiddeld 25 procent van zijn tijd aan niet productieve activiteiten, zoals het beantwoorden van vragen, het opzoeken en raadplegen van factuurdossiers en het herstellen van fouten. Daardoor kan een medewerker gemiddeld slechts 28 facturen per uur verwerken. De overstap naar digitaal werken maakt het mogelijk gemiddeld 150 facturen per uur te verwerken.

Beter inzicht in en verantwoording over het proces

Het verkrijgen van een correct en up-to-date inzicht in het factuurproces is essentieel. U kunt hierbij denken aan het inzicht in betaaltermijnen en -kortingen, de status van individuele facturen, de prestaties van de leveranciers, en wanneer welke bedragen betaald moeten worden. Daarnaast moeten organisaties in toenemende mate en steeds sneller verantwoording kunnen afleggen over hun financiële processen. Zowel voor interne controllers als externe auditors. De intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management resulteert in een ruim 50% beter inzicht in de prestaties van het factuurproces. Dit inzicht maakt het eenvoudiger om tijdig informatie en verantwoording over het proces aan te leveren.

Dit is het vierde deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Kosten besparen in Accounts Payable (Deel 3)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

Optimaliseren: Waarom en Waar?

Een kostbaar proces

Het verwerken van inkomende facturen – in Angelsaksisch taalgebruik ook wel ‘Accounts Payable’ genoemd – is een proces dat zich naast het gebruik van een financiële applicatie van oudsher kenmerkt door:

• Het gebruik van papier als belangrijkste informatiedrager.  Facturen, pakbonnen en orders worden doorgaans op papier aan de organisatie aangeboden. Dat had tot voor kort niet alleen praktische maar ook juridische redenen. De Belastingdienst eiste immers een controleerbare administratie met aantoonbare authenticiteit en integriteit van de gegevens en documenten. Sinds februari 2009 mogen facturen aan zakelijke klanten echter ook in de vorm van bijvoorbeeld een gewone PDF per email worden verstuurd. De bij een factuur behorende correspondentie en aantekeningen werd de afgelopen jaren al in toenemende mate in elektronisch formaat ontvangen, verstuurd en bewaard op netwerkschijven en in e-mailsystemen. Dat bemoeilijkt het krijgen van een snel en compleet inzicht in een factuurdossier. Bovendien raken facturen zoek, vooral als meerdere personen betrokken zijn bij de verwerking.

• Handmatige verwerking van documenten en gegevens.  Na ontvangst worden papieren facturen visueel gecontroleerd op volledigheid en correctheid. Hierbij worden de gegevens van de facturen ingevoerd in – en gecontroleerd met informatie in – het financiële systeem. Verder wordt een goedkeuringsproces opgestart waarbij papier wordt gedistribueerd door de organisatie. Handmatige verwerking van gegevens is tijdrovend
• Vertraagde inzichtelijkheid in de prestaties van het proces en de financiële consequenties van de factuurstroom. Het gebruik van papier als informatiedrager maakt het moeilijk om op ieder moment een actueel inzicht te krijgen in de prestaties van het proces. Bovendien bemoeilijkt het de organisatie om aantoonbaar te voldoen aan wet- en regelgeving .

Recent marktonderzoek heeft geresulteerd in de volgende kengetallen :

• De verwerking van een inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost gemiddeld € 9,-.
• Bij afhandeling van gemiddeld 20% van de inkomende facturen wordt een fout gemaakt. Het oplossen verhoogt de verwerkingstijd met gemiddeld 9 dagen en de gemiddelde kosten met € 23,-.
• Gemiddeld heeft 47 % van de organisaties geen of slechts een beperkt inzicht in de prestaties van het factuurverwerkingsproces. Dit maakt bemoeilijkt het voldoen aan wet- en regelgeving, het proces bij te sturen en verantwoording over het proces af te leggen.
• De financiële administratie besteedt gemiddeld 25 % van haar tijd aan niet-productieve werkzaamheden zoals het in ontvangst nemen en sorteren van facturen, het reageren op leveranciersvragen en het oplossen van factuurgeschillen.
• De kostenverschillen in factuurverwerking tussen organisaties zijn enorm groot en variëren van € 1,70 en 2,8 dagen als gemiddelden voor de koplopers tot € 26,2 en 35,1 dagen als gemiddelden voor de achterblijvers. De gemiddelde kosten van een factuurverwerking kunnen echter oplopen tot ruim € 60 per factuur.

De volgende grafiek geeft aan dat er grote verschillen bestaan tussen organisaties als het gaat om de optimalisatie van het Account Payable proces. De in 2008 door de Aberdeen Group onderzochte organisaties werden op basis van de resultaten opgedeeld in drie categorieën: de achterblijvers met een (zeer) inefficiënt accounts payable proces, de doorsnee organisaties en de koplopers met een goed tot uitstekend georganiseerd accounts payable proces. De prestaties van de groepen werden vervolgens aan de hand van een aantal criteria vergeleken. De onderstaande grafiek toont enkele van de uitkomsten.

Resultaten diverse onderzoeken in 2008 naar het Accounts Payable proces

Wat opvalt in de grafiek is dat de toepassing van Document Management (DM) en Workflow Management (WFM) resulteert in een omvangrijke reductie van zowel de kosten als de doorlooptijd van het Accounts Payable proces.

De noodzaak voor optimalisering

Het bedrijfsleven heeft zich op dit vlak de laatste jaren sterk ontwikkeld onder invloed van globalisering, kredietcrisis en toenemende wet- en regelgeving.

Kostenverlaging, snellere afhandeling van facturen na goederenontvangst, een beter inzicht in de prestaties van het proces, flexibiliteit, en risicoreductie zijn uitgegroeid tot de belangrijkste drivers voor de bedrijfsvoering.
Ook het Accounts Payable proces staat onder druk. Daarnaast gebruiken organisaties de optimalisering van het Accounts Payable proces in toenemende mate als een instrument om zich te positioneren bij klanten en zich te onderscheiden van de concurrentie.

Het besluit van de Belastingdienst om een aantal eisen aan de elektronische factuur te laten vervallen geeft aan dat organisaties de mogelijkheid krijgen in korte termijn grote besparingen te realiseren.

Groot potentieel voor verbeteringen

De afgelopen jaren zijn een aantal technologische innovaties geïntroduceerd, zoals E-invoicing, Electronic Invoice Presentment and Payment, P-cards, Document Management en Workflow Management.

De inzet van deze technieken binnen een geautomatiseerde factuurverwerking biedt, samen met veranderde juridische kaders, uw organisatie mogelijkheden om de prestaties van het Accounts Payable proces drastisch te verbeteren, met als resultaten een sterke kostenverlaging, betere compliance en een sterker cash management.

Met de inzet van Intelligent Capture, Document Management en Workflow valt een kostenreductie van gemiddeld ruim € 17 per factuur te realiseren. De daadwerkelijk realiseerbare voordelen zijn afhankelijk van de specifieke situatie van een organisatie.

Waar beginnen

Dat het Accounts Payable proces over het algemeen een tijdrovend en kostbaar proces is bleek al eerder in dit hoofdstuk. De volgende figuur geeft echter meer inzicht in de meest kostbare en tijdrovende activiteiten in het Accounts Payable proces. De hoogste verwerkingskosten liggen bij de afnemer, hoewel het opstellen van een factuur en het verwerken van de betaling ook voor de leverancier een forse kostenpost is.

De kostenposten in het facturatie proces

In de wetenschap dat ongeveer twintig procent van de facturen onduidelijk zijn of fouten bevatten, maakt de figuur verder duidelijk dat het verkrijgen van duidelijkheid en het oplossen van geschillen een kostbare activiteit is, zowel voor de afnemer als de leverancier.

Dit is het derde deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Kosten Besparen in Accounts Payable (Deel 2)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

De Factuur

De factuur is voor organisaties een essentieel document in de bedrijfsvoering. Zij vervult binnen verschillende processen diverse rollen die hieronder kort worden toegelicht.

Bewijsfunctie
De factuur heeft een bewijsfunctie van de tussen een leverancier en een afnemer gemaakte afspraken over de levering van een product of dienst. Naast deze handelsrechtelijke functie heeft de factuur ook een fiscale functie, zij geeft informatie weer die van belang is voor de berekening van omzet- en winstbelastingen. Om deze reden stelt de wetgever – en dan vooral de Belastingdienst – een aantal eisen aan de factuur en de wijze waarop een organisatie de factuur moet verwerken en bewaren. In februari zijn een aantal van deze eisen ingetrokken. Zie ook andere artikelen hierover in dit blog.

Betaalsignaal
Daarnaast fungeert de factuur als signaal dat een (deel van een) opdracht moet worden betaald. Denk aan de facturatie van omvangrijke projecten waarbij de leverancier maandelijks of bij het bereiken van bepaalde mijlpalen een deel van de vordering mag innen.

Communicatie
Tot slot speelt de factuur een rol bij de communicatie tussen onder andere leverancier en klant. Op de factuur kan extra informatie worden geplaatst die niet direct betrekking heeft op de factuur, zoals mededelingen over: de onbereikbaarheid van de financiële administratie rondom de feestdagen, veranderingen in de adres- of betaalgegevens en promoties.

Verschillende Soorten Facturen

Dé factuur bestaat niet. Leg de facturen naast elkaar van bijvoorbeeld een telecombedrijf, een handelsmaatschappij, een verzekeraar, een autoreparatiebedrijf, een tandarts, en een adviesbureau en het valt direct op dat er welliswaar overeenkomsten zijn, maar evenzeer grote verschillen. Ook zijn er verschillen binnen een categorie. Dat bemoeilijkt de correcte en snelle verwerking.

Daarnaast kunnen facturen op steeds meer manieren worden aangeboden aan een organisatie. Papier is de meest voorkomende mannier. Ook EDI wordt al enige tijd gebruikt. Met de versoepeling van de regelgeving wordt het voor een leverancier echter gemakkelijker om ook andere elektronische kanalen te gebruiken voor het versturen van facturen. Voorbeelden zijn de email (het bericht is de factuur of  de facturu is de bijlage in het bericht) en de portal. 

Ook van invloed op de verwerking is het onderscheid tussen:

Purchase Order (PO) Factuur
De ontvangen factuur is een direct gevolg van en heeft een directe relatie met een eerder bij de leverancier geplaatste opdracht.

Non-PO Factuur
Dit betreft facturen waar niet persé een opdracht tegenover staat. Het betreft vaak periodiek terugkerende facturen, al dan niet met vaste bedragen. Voorbeelden zijn tijdschriftabonnemen¬ten, parkeervergunningen, verkeers¬boetes en facturen van energie¬leveranciers.

Declaraties
Onkosten- en reisdeclaraties vormen om verschillende redenen een bijzondere groep facturen. Zo zijn declaraties doorgaans afkomstig van de eigen medewerkers en is er vaak geen opdrachtbon aanwezig. Het meest onderscheidende kenmerk is echter dat een declaratie vaak bestaat uit een verzameling facturen en bonnetjes van derden, die door de medewerker zijn betaald. Tot slot kan er sprake zijn van een voorschot waarmee de declaratie moet worden verrekend. 

Het verwerkingsproces

Het Accounts Payable proces omvat een aantal stappen. De twee belangrijkste partijen zijn de Afnemer en de Leverancier. Tezamen bepalen hoe de factuur wordt betaald. Onderstaand figuur toont het proces en de belangrijkste stappen.

Het Accounts Payable proces

Bij de afnemer – de partij die de inkomende factuur moet verwerken – zijn dit de belangrijkste activiteiten:

1. Factuur ontvangen – Een afnemer kan een factuur op verschillende manieren en in verschillende vormen in ontvangst nemen. Voorbeelden zijn papier, fax, incasso, EDI, XML en (elektronisch ondertekende) PDFs. De in ontvangstgenomen facturen worden geregistreerd en gedistribueerd.
2. Factuur inhoudelijk controleren en goedkeuren – Aan de hand van de factuurinformatie wordt de factuur gerouteerd met als doel te worden goedgekeurd. Informatie in de factuur wordt gecontroleerd met andere binnen de organisatie aanwezige gegevens, zoals informatie op de order en de pakbon. Factuurgegevens worden ingevoerd in andere systemen. Onduidelijkheden en geschillen worden opgelost via contact met de leverancier. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een creditfactuur en een nieuwe factuur.
3. Factuur financieel controleren en betalen – Aan de hand van onder andere de contract informatie en fiattering tot tekenbevoegden wordt vastgesteld of, wanneer en hoe de factuur betaald wordt. Factuurgegevens worden ingevoerd in andere systemen. Onduidelijkheden en geschillen worden opgelost via contact met de leverancier.
4. Analyseren en Rapporteren – Vanuit het lijnmanagement en (externe) controllers worden periodiek dan wel op verzoek analyses en rapportages opgesteld over de prestaties van het proces.

Dit is het tweede deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cash management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• Waarom en waar optimaliseren
• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Kosten besparen in Accounts Payable (deel 1)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

De factuur is voor organisaties een essentieel document in de bedrijfsvoering. De verwerking daarvan in het Accounts Payable proces is één van de belangrijkste ondersteunende processen in een organisatie. Helaas wordt dit proces van oudsher gekenmerkt door papier en handmatige verwerking. Dit maakt het proces kostbaar, inflexibel en moeilijk te sturen.

In een tijdperk dat zich kenmerkt door globalisering, kredietcrisis en toenemende wet- en regelgeving, zijn snelheid, flexibiliteit, kostenverlaging en risicoreductie uitgegroeid tot de belangrijkste drivers voor de bedrijfsvoering. Er is een toenemende behoefte aan oplossingen voor een betere Decision Support, snellere Reporting en Controlling en goedkopere Transaction Processing. Ook in het Accounts Payable proces.

De afgelopen jaren zijn diverse technologieën geïntroduceerd, zoals E-invoicing, Electronic Payment Processing, Document Management en Workflow Management. Deze bieden, samen met veranderde juridische kaders, uw organisatie nieuwe mogelijkheden om het Accounts Payable proces drastisch te verbeteren, en resultaten te boeken zoals een sterke kostenverlaging, betere compliance en een beter cash management. Recente onderzoeken (zie onderstaande figuur) naar het Accounts Payable proces tonen aan dat de toepassing van deze technieken loont.

Resultaat diverse onderzoeken in 2008

Wat blijkt uit de onderzoeken is dat de toepassing van Document Management (DM) en Workflow Management (WFM) resulteert in zowel een omvangrijke kostenreductie als een forse doorlooptijdverkorting. Bovendien wordt het inzicht in het proces verbeterd. Terugverdientijden van 6 tot 9 maanden zijn realistisch.

Mogelijkheden voor forse besparingen

De daadwerkelijk realiseerbare voordelen zijn natuurlijk afhankelijk van de specifieke situatie van een organisatie. 

Dit is het eerste deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cah management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• De factuur en het factuurproces
• Waarom en waar optimaliseren
• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Officiële tekst versoepeling elektronische factuur

Het Ministerie van Financiën heeft de regels rondom het gebruik van elektronische facturen versoepeld. Hieronder staat de officiele tekst.

Omzetbelasting. Administratieve en facturerings-verplichtingen

Belastingdienst/Centrum voor proces- en productontwikkeling, Sector brieven & beleidsbesluiten

Besluit van   2009, nr. CPP2009/263M

De staatssecretaris van Financiën heeft het volgende besloten.

Dit besluit vervangt en actualiseert het besluit van 19 april 2007, nr. CPP2007/308M over de administratieve verplichtingen en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting. In het besluit zijn vereenvoudigde regels voor elektronische facturen opgenomen. Daarnaast zijn de regels voor de herziening van ten onrechte gefactureerde omzetbelasting aangepast aan rechtspraak van de Hoge Raad. Het beleid over de omzetbelastinggevolgen van de levering van goederen die vallen onder het zogenoemde bodembeslag, is ingetrokken. Tenslotte zijn diverse beschrijvende onderdelen uit het besluit verwijderd.

Belastingdienst geeft elektronische factuur extra impuls

Een mooi artikel op 12 februari in De Telegraaf: staatssecretaris De Jager (Financiën) kondigt aan dat de strenge authenticiteitseisen voor het versturen van een elektronische factuur aan ondernemers komen te vervallen. Vanaf nu mag de ondernemer de factuur als een eenvoudige pdf in een e-mailtje versturen of via een portal beschikbaar stellen. De leveranciers van ecm-oplossingen staan drukke maanden te wachten.

Voor de 500 miljoen zakelijke facturen ligt zo jaarlijks een administratieve lastenverlichting van 600 miljoen euro in het verschiet. Dat is goed nieuws voor de ondernemer! Maar het bedrag valt me ietwat tegen! Volgens mij is er alleen gekeken naar het standpunt van de verzendende partij. De grootste voordelen en besparingen van elektronisch factureren liggen namelijk bij de debiteur. Zo lang hij de factuur bij binnenkomst maar niet print!