Papierloos kantoor is eerder ‘papierarm’ kantoor

66 procent van de Europese managers werkt voornamelijk met digitale informatie. Dit blijkt uit onderzoek van Steelcase, uitgevoerd door Ipsos, onder 2.400 managers in Frankrijk, Engeland, Duitsland, Spanje, Italië en Nederland. In de kantooromgeving blijven vasthouden aan papier is niet alleen slecht voor het milieu maar ook voor de mobiliteit. Uit het onderzoek blijkt dat het ‘papierloze kantoor’ in Europa nog geen gemeengoed is, men kan eerder spreken van het ‘papierarme kantoor’. Tussen Europese landen blijken grote verschillen te bestaan qua papiergebruik, maar over het geheel genomen is Europa op de goede weg. Nederland steekt met kop en schouders boven de rest van Europa uit: 74 procent van de ondervraagden werkt voornamelijk met digitale informatie. In Italië loopt men achter, hier werkt 42 procent met papieren informatie.

Werken met digitale informatie vervangt het gebruik van papier gedeeltelijk en wordt er toch geprint dan is dat met een ander doel. Archiveren met behulp van papier gebeurt alleen in kleine volumes en is gericht op de korte termijn. Prints zijn steeds vaker voor slechts tijdelijk gebruikt (zoals bijvoorbeeld e-mails), waarbij de houdbaarheid en kwaliteit van de print minder belangrijk zijn. De afgelopen drie jaar heeft zich nog een duidelijke trend afgetekend: in Europa wordt er steeds minder papier gearchiveerd. Nederland is wederom koploper, hier geeft 71 procent van de respondenten aan dat ze steeds minder papier archiveren en verwachten dit in de toekomst nog minder te gaan doen. Alleen in Italië zegt een krappe meerderheid van de ondervraagden (53%) dat zij juist meer zijn gaan archiveren en dat ook in de toekomst verwachten te gaan doen.

Bron: www.express.be (18 juni 2009)

Commentaar

Nederland doet het in vergelijking met andere Europese landen goed als het gaat om papierarm werken. Veel van de document worden – voor de langere termijn – digitaal gearchiveerd. Het is dan wel belangrijk om dat te doen in een bestandsformaat – zoals PDF/A – dat ook op de lange termijn in het oorspronkelijke format kan worden afgebeeld en waarbij de informatie eenvoudig kan worden uitgewisseld en verwerkt. Ik heb zo mijn twijfels of Nederlandse bedrijven en overheden hier ook zo goed scoren.

Meer informatie over PDF(/A) archivering op www.pdfautoriteit.nl.