Kosten besparen in Accounts Payable (deel 1)

Het vermogen om te veranderen en de weg naar succes begint bij het tijdig inspelen op trends en veranderingen. Juist nu is het van belang om kosten te besparen, risico’s te reduceren en een optimaal cash management te voeren. Het account payable proces biedt hiervoor goede mogelijkheden door de intelligente toepassing van scanning, document management en workflow management.

De factuur is voor organisaties een essentieel document in de bedrijfsvoering. De verwerking daarvan in het Accounts Payable proces is één van de belangrijkste ondersteunende processen in een organisatie. Helaas wordt dit proces van oudsher gekenmerkt door papier en handmatige verwerking. Dit maakt het proces kostbaar, inflexibel en moeilijk te sturen.

In een tijdperk dat zich kenmerkt door globalisering, kredietcrisis en toenemende wet- en regelgeving, zijn snelheid, flexibiliteit, kostenverlaging en risicoreductie uitgegroeid tot de belangrijkste drivers voor de bedrijfsvoering. Er is een toenemende behoefte aan oplossingen voor een betere Decision Support, snellere Reporting en Controlling en goedkopere Transaction Processing. Ook in het Accounts Payable proces.

De afgelopen jaren zijn diverse technologieën geïntroduceerd, zoals E-invoicing, Electronic Payment Processing, Document Management en Workflow Management. Deze bieden, samen met veranderde juridische kaders, uw organisatie nieuwe mogelijkheden om het Accounts Payable proces drastisch te verbeteren, en resultaten te boeken zoals een sterke kostenverlaging, betere compliance en een beter cash management. Recente onderzoeken (zie onderstaande figuur) naar het Accounts Payable proces tonen aan dat de toepassing van deze technieken loont.

Resultaat diverse onderzoeken in 2008

Wat blijkt uit de onderzoeken is dat de toepassing van Document Management (DM) en Workflow Management (WFM) resulteert in zowel een omvangrijke kostenreductie als een forse doorlooptijdverkorting. Bovendien wordt het inzicht in het proces verbeterd. Terugverdientijden van 6 tot 9 maanden zijn realistisch.

Mogelijkheden voor forse besparingen

De daadwerkelijk realiseerbare voordelen zijn natuurlijk afhankelijk van de specifieke situatie van een organisatie. 

Dit is het eerste deel van een serie over het verlagen van de kosten, het reduceren van de risico’s en het verbeteren van het cah management met behulp van de intelligente toepassing van Capture, Document Management en Workflow Management. In de volgende afleveringen wordt ingegaan op de volgende onderwerpen:

• De factuur en het factuurproces
• Waarom en waar optimaliseren
• De voordelen van Capture, Document Management en Workflow Management
• Implementatie: van achterblijver naar koploper
• En dan de eerste stap …

Officiële tekst versoepeling elektronische factuur

Het Ministerie van Financiën heeft de regels rondom het gebruik van elektronische facturen versoepeld. Hieronder staat de officiele tekst.

Omzetbelasting. Administratieve en facturerings-verplichtingen

Belastingdienst/Centrum voor proces- en productontwikkeling, Sector brieven & beleidsbesluiten

Besluit van   2009, nr. CPP2009/263M

De staatssecretaris van Financiën heeft het volgende besloten.

Dit besluit vervangt en actualiseert het besluit van 19 april 2007, nr. CPP2007/308M over de administratieve verplichtingen en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting. In het besluit zijn vereenvoudigde regels voor elektronische facturen opgenomen. Daarnaast zijn de regels voor de herziening van ten onrechte gefactureerde omzetbelasting aangepast aan rechtspraak van de Hoge Raad. Het beleid over de omzetbelastinggevolgen van de levering van goederen die vallen onder het zogenoemde bodembeslag, is ingetrokken. Tenslotte zijn diverse beschrijvende onderdelen uit het besluit verwijderd.

Belastingdienst geeft elektronische factuur extra impuls

Een mooi artikel op 12 februari in De Telegraaf: staatssecretaris De Jager (Financiën) kondigt aan dat de strenge authenticiteitseisen voor het versturen van een elektronische factuur aan ondernemers komen te vervallen. Vanaf nu mag de ondernemer de factuur als een eenvoudige pdf in een e-mailtje versturen of via een portal beschikbaar stellen. De leveranciers van ecm-oplossingen staan drukke maanden te wachten.

Voor de 500 miljoen zakelijke facturen ligt zo jaarlijks een administratieve lastenverlichting van 600 miljoen euro in het verschiet. Dat is goed nieuws voor de ondernemer! Maar het bedrag valt me ietwat tegen! Volgens mij is er alleen gekeken naar het standpunt van de verzendende partij. De grootste voordelen en besparingen van elektronisch factureren liggen namelijk bij de debiteur. Zo lang hij de factuur bij binnenkomst maar niet print!